退会手続き完了メールを送る際の書き方・注意点書き方のポイント
- ユーザーが退会手続きを行い、その処理が正常に完了したことを知らせる場合
- 退会後にアカウント情報が削除されたことを確認し、安心感を提供する場合
- 退会後のサポート窓口や再登録の案内を伝える場合
このメールは、単に退会の事実を伝えるだけでなく、ユーザーが安心してサービスを利用できるよう配慮した内容であることが求められます。
注意点
1. 退会手続きが完了したことを明確に伝える
ユーザーが退会処理の完了を確認できるよう、「退会が完了しました」といった明確な表現を用いることが大切です。曖昧な表現は避け、誤解を招かないようにします。
2. 退会後の対応について記載する
ユーザーが退会後にどのような影響があるのかを明確に伝えます。例えば、「これまでの購入履歴やポイントは削除されます」や「メールマガジンの配信は停止されます」など、退会による変更点を記載します。
3. 再登録や問い合わせ先の情報を添える
万が一、ユーザーが再登録を希望する場合や、退会に関する問い合わせがある場合に備えて、適切な連絡先を記載しておきます。これにより、顧客の信頼を損なわずに、サービスを提供し続ける姿勢を示すことができます。
4. 感謝の気持ちを伝える
長く利用してくれたユーザーに対し、感謝の意を示すことで、最後まで良い印象を持ってもらえるよう配慮します。たとえば、「これまでご利用いただき、誠にありがとうございました。」といった一文を加えると、より丁寧な印象になります。
5. 退会手続きを間違えた場合の対処方法を記載する
ユーザーが誤って退会手続きをしてしまった場合の対処方法を記載すると、安心感を与えることができます。
失礼がない言い換え
- 「退会手続きが完了しましたことをお知らせいたします。」
- 「アカウントの削除が完了いたしましたので、ご確認をお願いいたします。」
- 「このたび、退会処理を承りましたので、以下の内容をご確認ください。」
- 「これまでのご利用、誠にありがとうございました。退会手続きが完了しました。」
- 「ご登録いただいたアカウントの退会が完了しましたことをご案内申し上げます。」
書き出しと締めの挨拶
書き出し
- 「お世話になっております。○○（ショップ名）カスタマーサポートでございます。」
- 「このたびは、○○（ショップ名）をご利用いただき、誠にありがとうございました。」
- 「お客様よりご依頼いただきました退会手続きが完了しましたので、ご案内いたします。」
- 「これまで○○（ショップ名）をご愛顧いただきましたこと、心より感謝申し上げます。」
- 「○○（ショップ名）をご利用いただき、誠にありがとうございました。退会手続きが完了しましたのでお知らせいたします。」
締めの挨拶
- 「これまでのご利用、誠にありがとうございました。今後とも何卒よろしくお願いいたします。」
- 「またのご利用を心よりお待ちしております。何かご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせくださいませ。」
- 「ご不明な点がございましたら、いつでもカスタマーサポートまでご連絡ください。」
- 「今後、再登録をご希望の際は、いつでもお申し込みいただけます。」
- 「引き続き、○○（ショップ名）を何卒よろしくお願いいたします。」
例文
1. 一般的な退会手続き完了メール
「お世話になっております。○○（ショップ名）カスタマーサポートでございます。お客様よりご依頼いただきました退会手続きが完了いたしました。これまでのご利用、誠にありがとうございました。今後、再登録をご希望の際は、いつでもお申し込みいただけます。引き続き、何卒よろしくお願いいたします。」
2. 退会後のサポートについて案内する場合
「○○（ショップ名）をご利用いただき、誠にありがとうございました。退会手続きが完了しましたことをご案内申し上げます。今後、メールマガジンの配信も停止されますが、何かご不明な点がございましたら、お気軽にカスタマーサポートまでお問い合わせください。」
3. ポイントや購入履歴に関する注意を含めた退会完了通知
「お世話になっております。○○（ショップ名）カスタマーサポートでございます。このたび、お客様よりご依頼いただきました退会手続きを完了いたしました。退会に伴い、保有されていたポイントや購入履歴は削除されますので、ご了承ください。また、今後再登録をご希望の際は、改めて新規登録をお願いいたします。」
4. 退会手続きに誤りがあった場合の対応を記載
「○○（ショップ名）をご利用いただき、誠にありがとうございました。退会手続きが完了しましたことをご案内申し上げます。なお、万が一誤って退会された場合は、○○日以内にご連絡いただければ、アカウントの復元が可能です。今後とも、何卒よろしくお願いいたします。」
5. 再登録の方法を伝える退会完了メール
「お客様の退会手続きを完了いたしましたので、お知らせいたします。これまでのご愛顧、誠にありがとうございました。今後、再登録をご希望の際は、○○（ショップURL）よりお手続きが可能です。また、サービスに関するご質問がございましたら、お気軽にお問い合わせくださいませ。」
使わないほうがよい表現
1. ぶっきらぼうな表現
✖「退会処理をしました。」
→ 「退会手続きが完了しましたことをお知らせいたします。」
2. 感謝の気持ちが感じられない表現
✖「アカウントを削除しましたので、ご確認ください。」
→ 「お客様の退会手続きが完了いたしました。これまでのご利用、誠にありがとうございました。」
3. 再登録を強要するような表現
✖「退会されましたが、ぜひまたご利用ください。」
→ 「今後、再登録をご希望の際は、いつでもお申し込みいただけます。」
ご利用ありがとうございました】
お世話になっております。△△株式会社の〇〇でございます。
お客様の退会手続きが無事に完了いたしましたことをお知らせ申し上げます。長らく当ショップをご利用いただき、誠にありがとうございました。
【退会手続き完了日】
〇〇年〇〇月〇〇日
退会後は、お客様の会員情報はシステムから削除され、今後は当ショップの特典やサービスをご利用いただけませんのでご注意ください。
再度のご利用を希望される際は、新規会員登録が必要となります。その際は、ぜひ当ショップを再度ご利用いただければ幸いです。
退会手続きについて不明点がございましたら、お気軽にご連絡ください。今後ともサービス向上に努めてまいりますので、引き続きご意見をお聞かせいただけますと幸いです。
ありがとうございました。
ご退会手続きが完了しました【またのご利用をお待ちしています】
お世話になっております。△△株式会社の〇〇でございます。
この度は、当ショップの退会手続きをご依頼いただき、誠にありがとうございました。お客様の退会手続きが無事に完了したことをご報告させていただきます。
【退会手続き完了日】
〇〇年〇〇月〇〇日
お客様のアカウント情報はすべて削除され、今後は当ショップのサービスや特典を利用いただけません。再度ご利用いただく際には、新規登録が必要となりますのでご注意ください。
退会に関してご不明点がございましたら、どうぞご遠慮無くお知らせください。引き続き、当ショップを改善し、より良いサービスを提供してまいります。
またのご利用をお待ちしております。ありがとうございました。
退会手続き完了のご案内【引き続きご意見をお聞かせください】
お世話になっております。△△株式会社の〇〇でございます。
お客様の退会手続きが完了しましたことをお知らせいたします。長らくご利用いただき、誠にありがとうございました。
【退会手続き完了日】
〇〇年〇〇月〇〇日
退会により、お客様の会員情報はシステムから削除され、今後は当ショップのサービスをご利用いただけなくなります。再度ご利用をご希望される場合には、新規会員登録をお願い申し上げます。
退会手続きに関するご質問等がございましたら、お気軽にご連絡ください。お客様の声をもとに、今後もサービスを改善してまいります。
今後のご利用をお待ち申し上げます。ありがとうございました。
ご退会手続きが完了しました【サービス向上にご協力いただきありがとうございました】
お世話になっております。△△株式会社の〇〇でございます。
この度は、当ショップの退会手続きが完了いたしましたことをご案内申し上げます。長い間のご利用、心より感謝申し上げます。
【退会手続き完了日】
〇〇年〇〇月〇〇日
退会後は、当ショップのサービスや会員特典を利用いただけなくなります。再度サービスをご利用いただく場合には、新たに会員登録が必要となりますので、ご了承ください。
退会手続きについてご不明点があれば、いつでもお問い合わせください。今後もお客様のご意見をもとに、サービスを向上させていく所存です。
再度のご利用をお待ちしております。ありがとうございました。
【退会手続き完了のお知らせ】
件名：退会手続き完了のお知らせ 宛名：〇〇様 本文： 〇〇様 平素より弊社ネットショップをご利用いただき、誠にありがとうございます。 このたびは、退会手続きをいただき、処理が完了いたしましたことをご連絡申し上げます。 退会後も、弊社ウェブサイトの閲覧やメールマガジンの再登録は可能ですので、ご希望の場合はお気軽にご利用ください。 これまでのご愛顧に心より感謝申し上げます。またのご利用を心よりお待ちしております。 【お問い合わせ先】 メール： 電話： 受付時間：平日 10:00〜18:00 今後ともよろしくお願い申し上げます。
【退会手続き完了のご案内】
件名：退会手続き完了のご案内 宛名：〇〇様 本文： 〇〇様 いつも弊社ネットショップをご利用いただきありがとうございます。 退会手続きが完了しましたことをお知らせいたします。 これまでのご利用に心より感謝申し上げます。なお、退会後も購入履歴の確認やお問い合わせ対応は可能ですので、必要がございましたら以下までご連絡ください。 【お問い合わせ窓口】 メール： 電話： 受付時間：平日 10:00〜18:00 引き続きよろしくお願い申し上げます。
【退会完了のお知らせ】
件名：退会手続き完了のお知らせ 宛名：〇〇様 本文： 〇〇様 このたびは弊社ネットショップをご利用いただき、誠にありがとうございました。 退会手続きが完了しましたことをご連絡いたします。 退会後も引き続き、商品情報の閲覧やご購入は可能ですので、再度のご利用を心よりお待ちしております。 何かご不明点がございましたら、下記までお気軽にお問い合わせください。 【お問い合わせ先】 メール： 電話： 受付時間：平日 10:00〜18:00 これまでのご愛顧に心より感謝申し上げます。
【退会手続きが完了しました】
件名：退会手続きが完了しました 宛名：〇〇様 本文： 〇〇様 いつも弊社ネットショップをご利用いただきありがとうございます。 退会手続きが完了しましたことをご案内申し上げます。 退会後も商品の閲覧や新規アカウントの作成が可能ですので、再びご利用いただける日を楽しみにしております。 お問い合わせは以下までお願いいたします。 【お問い合わせ窓口】 メール： 電話： 受付時間：平日 10:00〜18:00 これまでのご利用に重ねて感謝申し上げます。
【退会に関するお知らせ】
件名：退会に関するお知らせ 宛名：〇〇様 本文： 〇〇様 平素より弊社ネットショップをご利用いただき、誠にありがとうございます。 このたびは、退会手続きが完了しましたことをご報告申し上げます。 退会後も、過去の購入履歴やお問い合わせに対応させていただきますので、何かございましたら下記までご連絡ください。 【お問い合わせ先】 メール： 電話： 受付時間：平日 10:00〜18:00 これまでのご愛顧に心より感謝申し上げます。
退会手続き完了メール例文集（文例）
退会手続きが完了いたしました
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
いつも〇〇〇株式会社のネットショップをご利用いただき、心より感謝申し上げます
この度は、退会手続きのご案内をさせていただく〇〇〇と申します
ご連絡いただきました退会手続きについて、確認がとれましたことをお知らせ申し上げます
手続き完了に伴い、会員情報や履歴情報は全て削除されておりますので、ご安心ください
なお、退会後も弊社ネットショップを非会員としてお買い物いただくことが可能ですが、会員特典やメールマガジン等はご利用いただけなくなりますことをご了承くださいませ
今後も〇〇〇株式会社では、お客様の声に耳を傾け、サービスの向上に努めてまいります
もし今後、再度ご登録を希望される場合は、いつでもお気軽に新規登録をお願いいたします
また、退会に関するご意見やご要望がございましたら
お手数ですが弊社までお知らせください
貴重なご意見をお聞かせいただくことで、今後のサービス改善に役立てさせていただきます
〇〇〇様には、これまで弊社ネットショップをご愛顧いただき誠にありがとうございました
お客様に満足いただけるサービスを提供できるよう努力を続けてまいりますので
またのご利用を心よりお待ち申し上げます
どうぞよろしくお願い申し上げます
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
【退会手続きが完了いたしました】
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
いつも弊社のネットショップをご利用いただき、誠にありがとうございました
この度は、〇〇〇株式会社の〇〇〇より、退会手続きに関するお知らせをお届けさせていただきます
ご連絡いただいた退会手続きについて、確認の上、本日無事に完了いたしました
これまでのご利用に対して感謝申し上げます
なお、退会に伴い、今後はメールマガジンや会員限定の情報がお届けできなくなりますことをご了承ください
また、再度ご利用を希望される際は、新たにご登録いただく必要がございますので、予めご了承くださいませ
弊社では今後も、お客様にご満足いただけるサービスの提供に努めてまいります
改善すべき点や新たな取り組みについては引き続き検討して参りますので、今後も皆様にご満足いただけるサービスを提供できるように励んでまいります
将来的にまた弊社ネットショップをご利用いただける機会がございましたら、心よりお待ち申し上げております
〇〇〇様、これまでのご愛顧に心より感謝申し上げます
どうぞ今後とも、弊社ネットショップに変わらぬご支援を賜りますよう
お願い申し上げます
またのご利用を心よりお待ち申し上げております
どうぞよろしくお願いいたします
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
【退会手続きのご完了をお知らせいたします】
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
この度は〇〇〇株式会社のネットショップをご利用いただきまして、誠にありがとうございました
私どもの〇〇〇にて、お客様からの退会手続きに関するご連絡を承りましたので、お知らせ申し上げます
お客様の退会手続きは無事完了いたしました
これまでのご利用に関するお客様情報は、プライバシーポリシーに則り、適切な方法で処理させていただきます
なお、退会後は会員特典やメールマガジンの受信が停止されることをご了承ください
今後、再度ご利用をご検討いただく際には、改めてご登録手続きをお願いいたします
さらに、お客様の貴重なご意見やご要望を大切にし、今後のサービス向上に活かして参りたいと考えております
もしよろしければ、退会の理由や当ネットショップでのご経験についてお聞かせいただけると幸いです
お手数をおかけいたしますが、お時間のある際にご回答いただければと存じます
〇〇〇様には、これまで弊社ネットショップをご愛顧いただき、心より感謝申し上げます
もしまたの機会に当社のサービスをご利用いただけることがございましたら
喜んでサポートさせていただきます
今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます
どうぞご多幸のことをお祈り申し上げます
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
【退会手続き完了のお知らせ】〇〇〇株式会社より
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
この度は、〇〇〇株式会社をご利用いただき、誠にありがとうございました
退会手続きが完了いたしましたので、ご連絡いたします
退会手続き完了のご案内となります。弊社をご利用いただきましたお客様に対し、心より感謝申し上げます
退会手続きに関しまして、お手続き完了メールをお送りさせていただきました
万が一、メールが届いていない場合は、迷惑メールフォルダをご確認いただきますようお願い申し上げます
また、お手続きに関するご質問等ございましたら、お気軽にお問い合わせください
お客様には、今まで〇〇〇株式会社をご利用いただき、誠にありがとうございました
今後も、弊社のサービスに改善を加え、より良いサービスを提供してまいりますので、ご意見・ご要望がございましたら、いつでもお知らせください
〇〇〇様からの貴重なご意見をお聞きすることができ、大変嬉しく思っております
引き続き、〇〇〇株式会社をご愛顧いただけますよう、心よりお願い申し上げます
何かお力になれることがございましたら
いつでもお声かけください
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
【退会手続き完了】〇〇〇株式会社より大切なお知らせ
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
いつも〇〇〇株式会社をご利用いただき、誠にありがとうございます
この度は、退会手続きの完了のお知らせをさせていただきます
ご利用いただいておりました〇〇〇の退会手続きが完了いたしましたことをご報告いたします
お手続きにご協力いただき、ありがとうございました
退会手続きが完了したことで、今後は〇〇〇に関するご案内やお得な情報をお送りすることができなくなります
ただし、今後も〇〇〇株式会社のECサイトをご利用いただく際には、再度会員登録をお願いいたします
今回の退会に関するご意見やご要望がございましたら、お手数ですがお問い合わせフォームよりお知らせいただけますと幸いです
また、〇〇〇株式会社では、今後もより良いサービス提供に向けて取り組んでまいりますので今後とも何卒よろしくお願い申し上げます
最後に、〇〇〇様の今までのご利用に感謝申し上げます
何かご不明点やご質問等ございましたら
いつでもお気軽にお問い合わせください
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
【重要】退会手続き完了のご案内【〇〇〇株式会社】
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
いつも〇〇〇株式会社をご利用いただき、ありがとうございます
この度は、退会手続きのご依頼をいただき、誠にありがとうございました
退会手続きは正常に完了いたしましたことをご連絡いたします
退会に関するご意見やご要望がございましたら
お気軽にお問い合わせください
今後とも、〇〇〇株式会社をご愛顧いただけますよう
スタッフ一同心よりお待ちしております
何かご不明点がございましたら
いつでもお問い合わせください
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
【退会手続き完了】〇〇〇株式会社より
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
いつも〇〇〇株式会社をご利用いただき、誠にありがとうございます
この度は退会手続きのご依頼をいただき、厳正なる審査の上、手続きが完了いたしましたことをご報告申し上げます
ご依頼いただいた退会手続きは、弊社の規定に基づき、確認作業を行いました
ご確認いただくためのメールを送信させていただきましたが、お手数をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます
退会手続きが完了したことを確認いただき、ご安心いただければ幸いです
なお、ご注文履歴やポイント残高など、ご利用いただいた情報については
当社の個人情報保護方針に基づき適切に管理いたします
今後とも、〇〇〇株式会社をご利用いただけますよう、心よりお願い申し上げます
ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
退会手続きが無事に完了しました【お客様のご意見をお聞かせください】
お世話になっております。△△株式会社の〇〇でございます。
お客様からの退会手続きが無事に完了いたしましたことをお知らせいたします。これまでのご利用、誠にありがとうございました。
【退会手続き完了日】
〇〇年〇〇月〇〇日
退会手続きに伴い、アカウント情報はすべて削除されました。今後は、当ショップのサービスや特典を受けることができませんので、ご留意ください。
退会手続きの理由や、ご不便をおかけした点について、お客様のご意見をいただけますと幸いです。今後のサービス向上に役立てさせていただきますので、ぜひお聞かせください。
またのご利用をお待ちしております。ありがとうございました。
退会手続き完了のお知らせ【ご愛顧いただきありがとうございました】
お世話になっております。△△株式会社の〇〇でございます。
お客様の退会手続きが無事に完了したことをご報告させていただきます。長らくのご愛顧、誠にありがとうございました。
【退会手続き完了日】
〇〇年〇〇月〇〇日
今後は当ショップの会員特典やサービスを利用することができなくなります。再度当ショップを利用される場合は、新規で会員登録をお願い申し上げます。
もし退会手続きに関してご不明な点があれば、遠慮なくお問い合わせください。お客様のご意見を参考に、サービス向上に努めてまいります。
ありがとうございました。再度のご利用を心よりお待ち申し上げております。
退会手続き完了のご案内【今後のサービス向上にご協力いただきありがとうございました】
お世話になっております。△△株式会社の〇〇でございます。
お客様の退会手続きが完了いたしましたことをお知らせいたします。これまでご利用いただき、誠にありがとうございました。
【退会手続き完了日】
〇〇年〇〇月〇〇日
退会後は、当ショップのサービスおよび会員特典を利用いただけません。もし再度当ショップをご利用される際は、改めて会員登録をお願いいたします。
退会手続きについてご不明点がございましたら、どうぞご連絡ください。お客様の貴重なご意見をいただけることを、スタッフ一同楽しみにしております。
今後もサービス改善に努めてまいりますので、引き続きご愛顧賜りますようお願い申し上げます。
退会手続き完了のお知らせ【再度のご利用をお待ちしています】
お世話になっております。△△株式会社の〇〇でございます。
お客様の退会手続きが無事に完了しましたことをお知らせいたします。長らく当ショップをご利用いただき、誠にありがとうございました。
【退会手続き完了日】
〇〇年〇〇月〇〇日
退会により、お客様の会員情報が削除され、今後は当ショップのサービスや特典を受けることができません。再度のご利用を希望される場合は、会員登録をお願いいたします。
ご退会いただくにあたり、ご不便をおかけした点があればお知らせいただけますと幸いです。お客様のご意見を反映させ、さらに便利なサービスを提供できるよう努めてまいります。
またのご利用を心よりお待ち申し上げております。ありがとうございました。
