【ネットショップ】配送業者・遅延情報のお知らせメールを送る際の書き方・注意点
配達遅延のお知らせメールを作成する際のポイント
お客様へのご連絡は、状況を正確に、そして速やかに伝えることが大切なんです。ただ、堅苦しくなりすぎず、お客様が読んで「なるほど」と納得できるような表現を心がけるのがポイントですね。
件名で用件を明確に
件名を見ただけで「あ、荷物のことだな」とわかるようにすることが大切です。具体的な商品名や注文番号を入れつつ、遅延の可能性があることを簡潔に伝えるのがおすすめです。例えば、「ご注文の品に関するお知らせ」や「配送状況のご連絡」といった表現が良いでしょう。
状況説明は具体的に
なぜ遅れているのか、どのような状況なのかを簡潔に説明しましょう。ただし、詳細に説明しすぎるとかえって分かりにくくなることもありますので、運送会社からの情報をもとに、お客様が理解しやすい範囲で伝えるのが良いですね。
次の対応を明記する
お客様が次にどうすればよいのか、またはショップとして今後どう対応するのかを明確に示しましょう。「新しいお届け予定日が分かり次第、改めてご連絡いたします」や「状況が改善され次第、順次発送の手配を進めます」といった具体的な行動を示すことで、お客様は安心できます。
お詫びの言葉は丁寧に
遅延はお客様にとってご不便をおかけすることなので、丁寧なお詫びの言葉を添えることが不可欠です。ただし、過度な表現はかえって不自然に感じられることもありますから、真摯な気持ちが伝わるように心掛けましょう。
お問い合わせ先を記載
お客様が疑問に思った際に、すぐに連絡が取れるよう、お問い合わせ窓口の情報は忘れずに記載しましょう。メールアドレスや電話番号を明記することで、お客様は不安なく問い合わせができます。
【ネットショップ】配送業者・遅延情報のお知らせメール例文集（文例）
【お詫び】配送業者による遅延情報のお知らせ
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
いつも〇〇〇株式会社のネットショップをご利用いただきまして、心より感謝申し上げます
本日は、重要なお知らせをお伝えするためにメールをお送りしております
〇〇〇でございます
先日、配送業者の一部地域において業務遅延が発生していることが判明いたしました
この影響により、〇〇〇様のご注文商品のお届けが予定より遅れる可能性がございます
誠に申し訳ございませんが
ご理解賜りますようお願い申し上げます
具体的な遅延情報につきましては、配送業者のウェブサイトやお問い合わせ窓口にてご確認いただけますと幸いです
当社では、お客様に迅速に商品をお届けできるように努力しておりますが
今回のような状況により、お客様にご迷惑をおかけすることを深くお詫び申し上げます
今後、このような事態が発生しないよう、配送業者との連携をより一層強化してまいります
また、遅延によるお問い合わせやご相談がございましたら
いつでもカスタマーサポートまでお気軽にお問い合わせください
この度は、大変ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません
今後とも〇〇〇株式会社をどうぞよろしくお願い申し上げます
客様のご期待に応えられるよう、日々サービスの向上に努めて参りますので
今後も変わらぬお引き立てを賜りますようお願い申し上げます
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
【ご注意】配送業者による遅延情報のお知らせ
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
いつも〇〇〇株式会社のネットショップをご利用いただき
誠にありがとうございます。このたびは大切なお知らせをお伝えするためにメールをお送りいたします
現在、一部の配送業者により、悪天候や交通事情の影響で配送遅延が発生しております
そのため、お客様にお届けする商品が予定より遅れる可能性がございます
遅延が発生している地域は、主に〇〇〇地方と〇〇〇地方でございます
大変申し訳ございませんが
ご了承いただきますようお願い申し上げます
遅延に関する最新情報は、当社ウェブサイトの「お知らせ」ページにて随時更新してまいります
また、お客様の商品発送状況については、配送業者の追跡サービスをご利用いただくことでご確認いただけます
今後も遅延が続くようであれば
別の配送業者への変更も検討してまいります
この度は、配送遅延に伴うご迷惑をおかけし、心よりお詫び申し上げます
今後とも〇〇〇株式会社をどうぞよろしくお願い申し上げます
お客様に安心してお買い物を楽しんでいただけるよう、引き続き配送状況の改善に努めてまいりますので
末永くお付き合いを賜りますようお願い申し上げます
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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【ご注意】配送業者による遅延情報のお知らせ
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
いつも〇〇〇株式会社のネットショップをご利用いただき、誠にありがとうございます
この度は、配送に関する大切なお知らせをお伝えいたします
ご注文いただいた商品について、弊社が利用している配送業者の一部で遅延が発生しております
この遅延は、天候不良や交通事情による影響が原因となっており
一部地域でお届けが遅れる可能性がございます
お客様には大変ご迷惑をおかけいたしますが
何卒ご理解いただきますようお願い申し上げます
遅延が発生している地域や配送業者の詳細情報については
弊社ウェブサイト上で随時更新しておりますので
そちらをご確認いただくことをおすすめいたします
また、お急ぎのご注文やお問い合わせがございましたら
お手数ですがカスタマーサポートまでご連絡いただければと存じます
今後とも、お客様に安心してご利用いただけるサービスを提供できるよう、努力してまいります
この度は、配送遅延に伴うご不便をおかけすることを心よりお詫び申し上げます
末永くお付き合いいただけますよう
引き続きよろしくお願い申し上げます
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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【お詫び】配送業者の遅延に関するお知らせ
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
いつも〇〇〇をご利用いただき、誠にありがとうございます
〇〇〇株式会社の〇〇〇と申します
この度、〇〇〇様にご注文いただいた商品について
配送業者の遅延が発生してしまいましたことをお詫び申しげます
詳細についてご説明いたします
〇〇〇様のご注文商品について、弊社は信頼できる配送業者と契約を結んでおりますが
残念ながら配送業者の都合により遅延が発生してしまいました
このことにより、〇〇〇様がお待ちいただく時間が長くなり
ご不便をおかけしてしまいましたことを深くお詫び申し上げます
弊社では、お客様の信頼を大切にしており、配送業者に対しても細心の注意を払っております
しかしながら、今回のような事態が発生してしまったことを深く反省しております
今後は、より一層の品質向上に努めて参りますので
〇〇〇様には今回の不便をおかけしましたことをお詫び申し上げます
ご注文商品の配送につきましては、配送業者から詳細なお届け予定日をお知らせいただいております
もし、何かご不明な点がございましたら、弊社までご連絡いただけますようお願い申し上げます
また、今回の不手際により、〇〇〇様がご迷惑をおかけしてしまいましたことを心よりお詫び申し上げます
このような事態が二度と起こらないよう、弊社は改めて配送業者との連携を強化し
顧客サービスの向上に取り組んで参ります
〇〇〇様のご理解を賜りますよう、重ねてお詫び申し上げます
今後とも〇〇〇をご愛顧いただけますよう
何卒よろしくお願い申し上げます
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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【重要】〇〇〇社の配送業者・遅延情報について
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
いつも〇〇〇をご利用いただきありがとうございます
この度、〇〇〇株式会社の〇〇〇として
配送業者の変更と遅延に関する情報をお伝えする必要が生じましたことをお詫び申し上げます
当社は、今回〇〇〇社から〇〇〇社に配送業者を変更することになりました
しかしながら、〇〇〇社にて一部のお客様にご迷惑をおかけする遅延が発生しておりますことをお詫びいたします
遅延により、お客様の商品の到着が遅れてしまい
ご迷惑をおかけいたしましたことを深くお詫びいたします
〇〇〇社から〇〇〇社への配送業者の変更は
商品の配送の迅速化を目的としており
お客様により良いサービスを提供するためのものでしたが、このような事態を招いてしまいましたこと
再度深くお詫び申し上げます
この遅延によりお客様にご迷惑をおかけしたことを踏まえ
今後はこのような事態を回避するために、業務の改善に全力を尽くして参ります
また、遅延したお荷物については、お客様への迅速な対応を心掛け
到着後も適切なサポートを提供してまいります
〇〇〇社から〇〇〇社への配送業者の変更により
一部のお客様にご迷惑をおかけしたことをお詫びすると同時に、今後とも〇〇〇をご利用いただけるよう
より一層のサービス向上に努めてまいりますので
何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます
何かご不明な点やご質問がございましたら
いつでもお気軽にお問い合わせください
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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【重要】配送業者・遅延情報のお知らせ
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
いつも〇〇〇をご利用いただきありがとうございます
〇〇〇株式会社の〇〇〇です
この度は、大変重要なお知らせがございます
現在、弊社の配送業者において、一部の地域で遅延が発生しており
お届け予定日よりもお届けが遅れる場合がございます
お客様にはご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません
弊社では早急に対応しておりますが
現在の状況から予想される復旧時期につきましては、まだお答えできない状況となっております
ただいま、弊社からの発送確認メールにてご案内しております
お荷物の追跡番号を使って、お客様自身が配送状況を確認することができます
ご利用いただける場合には、配送業者のウェブサイトより状況をご確認いただきますよう
お願い申し上げます
お客様がご注文いただいた商品が遅れて届くことにより
お客様のご予定にご迷惑をおかけすることとなりますこと改めてお詫び申し上げます
弊社では今後も、配送業者と連携して改善に取り組んでまいります
お客様には、ご不便をおかけし大変申し訳ございません
何卒、ご理解賜りますようお願い申し上げます
今後とも〇〇〇をご利用いただきますよう
何卒よろしくお願い申し上げます
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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【重要】配送業者・遅延情報のお知らせ
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
いつも〇〇〇株式会社の商品をご利用いただき、誠にありがとうございます
この度、〇〇〇株式会社が利用している配送業者において
一部の地域において遅延が発生していることをお知らせいたします
お客様には大変ご迷惑をおかけいたしますこと、心よりお詫び申し上げます
現在、弊社と配送業者とで緊密に連携を図り、早急な改善策を打ち出すことに全力を注いでおります
配送業者からの情報によると、遅延が発生している地域については
荷物の量が増加したことが原因であるとのことです
そのため、遅延が発生している地域につきましては
配送業者が迅速に対応することをお約束いたします
一方で、今後の発送についても、より一層の品質向上を図るため
当社と配送業者の間で引き続き協力していくこととしております
また、お客様には今後も安心してご利用いただけるよう配送状況については引き続き追跡番号をお送りいたしますので
ご確認くださいますようお願い申し上げます
今回の遅延により、お客様にご迷惑をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます
当社としては、今後もお客様の満足度を高めるためサービス向上に全力を注いで参ります
引き続き〇〇〇株式会社の商品をご愛顧いただけますよう
心よりお願い申し上げます
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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