問い合わせへの返信メール例文【ネットショップ向け・丁寧で好印象】

問い合わせへの返信メールを送る際の書き方・注意点(ネットショップ向け)

ネットショップでは、お客様からの問い合わせが頻繁に寄せられます。主な内容として、注文状況の確認、商品の詳細、配送日程の変更、返品・交換対応、支払い方法の相談などが挙げられます。

お客様の疑問を解消し、安心してお買い物を続けてもらうためには、迅速かつ丁寧な対応が求められます。特に、問い合わせを受けた際には、なるべく早く返信し、お客様の不安を取り除くことが大切です。


注意点

1. 迅速に返信する

ネットショップでは、お客様がすぐに回答を求めていることが多いため、できるだけ早く返信することが重要です。回答に時間がかかる場合でも、一旦「確認中であること」を伝えることで、お客様の不安を軽減できます。

2. 簡潔でわかりやすい内容にする

お客様が求める情報を明確に伝えることが大切です。専門用語や長すぎる説明は避け、シンプルな言葉で伝えましょう。必要に応じて箇条書きを用いるのも効果的です。

3. お客様目線を意識する

お客様が安心できるような表現を心がけ、冷たく感じられる言葉遣いを避けることがポイントです。また、お問い合わせに感謝の気持ちを示し、丁寧な対応を心がけると好印象を与えます。

4. 必要な情報を漏れなく伝える

質問の回答だけでなく、関連する情報も添えると、お客様の手間を省くことができます。例えば、配送状況を問い合わせたお客様には、追跡番号だけでなく、配達遅延の可能性なども伝えるとよいでしょう。

5. 柔軟な対応を心がける

クレームや要望に対しても、お客様の立場を尊重しながら、できる限り柔軟に対応することが大切です。対応が難しい場合も、代替案を提示するなど、誠意を示すことでトラブルを回避できます。


他の失礼がない言い換え

  • 「お問い合わせいただき、ありがとうございます。」
  • 「ご不便をおかけして申し訳ございません。」
  • 「お待たせしてしまい、申し訳ございません。」
  • 「確認のうえ、改めてご連絡いたします。」
  • 「何かご不明な点がございましたら、お気軽にお知らせください。」

書き出しと締めの挨拶

書き出し

  • 「このたびは、当店をご利用いただき誠にありがとうございます。」
  • 「お問い合わせをいただき、ありがとうございます。」
  • 「ご連絡をいただきました件につきまして、以下のとおりご案内いたします。」
  • 「お世話になっております。○○(店舗名)でございます。」
  • 「お問い合わせいただきました件について、詳細をご案内申し上げます。」

締めの挨拶

  • 「引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。」
  • 「何かご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。」
  • 「今後とも、当店をよろしくお願い申し上げます。」
  • 「お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。」
  • 「またのご利用を、心よりお待ちしております。」

例文

1. 注文状況の確認に対する返信

「お問い合わせいただき、ありがとうございます。ご注文いただきました商品は、現在発送準備中でございます。発送が完了しましたら、追跡番号とともに改めてご連絡いたします。ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。」

2. 配送の遅延についてのお詫び

「このたびは、ご注文いただき誠にありがとうございます。現在、物流の混雑により配送に遅れが生じております。お待たせしてしまい申し訳ございませんが、商品は○○日までにお届けできる予定でございます。引き続き、何卒よろしくお願い申し上げます。」

3. 返品・交換の対応について

「お問い合わせいただき、ありがとうございます。ご購入いただいた商品についてですが、未使用・未開封の状態であれば、返品・交換が可能でございます。お手数ですが、返送方法についての詳細を別途ご案内いたしますので、今しばらくお待ちください。」

4. 商品の詳細についての回答

「ご関心をお寄せいただき、誠にありがとうございます。ご質問の○○についてですが、材質は□□、サイズは△△となっております。その他、ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。」

5. 支払い方法の確認に対する回答

「このたびは、当店をご利用いただき誠にありがとうございます。お支払い方法につきましては、○○、△△、□□のいずれかをご利用いただけます。詳しいお手続きについては、下記のURLをご確認ください。」


使わないほうがよい表現

1. 事務的で冷たい印象を与える表現
✖「お問い合わせありがとうございます。ご注文の状況は確認中です。」
→ 「お問い合わせいただき、ありがとうございます。現在、ご注文の状況を確認しております。確認が取れ次第、改めてご連絡いたします。」

2. お客様を責めるような表現
✖「そちらの操作ミスが原因かと思われます。」
→ 「恐れ入りますが、ご注文時の操作について、もう一度ご確認いただけますでしょうか。」

3. 確実でないことを断定する表現
✖「明日には必ず発送されます。」
→ 「現在、発送手続きを進めており、○○日までにはお届けできる予定でございます。」


 

サービス内容についての問い合わせへの返信

件名:サービス内容についてのお問い合わせの件

○○様

お世話になっております。○○株式会社の○○です。

この度は、当社のサービスに関するお問い合わせをいただき、誠にありがとうございます。○○様からのご質問について、以下の通りお答えいたします。

【お問い合わせ内容】
当社の○○サービスの詳細について

【回答】
当社の○○サービスでは、○○(サービス内容)を提供しており、特に○○(特徴)に力を入れております。詳細につきましては、当社ウェブサイトのサービスページでもご確認いただけますが、もしさらに具体的な情報をご希望の場合は、お気軽にご連絡いただけますと幸いです。

今後とも、○○様にとって役立つサービスを提供できるよう努めてまいります。引き続きのご利用を心よりお待ち申し上げております。

商品価格についての問い合わせへの返信

件名:商品価格に関するお問い合わせについて

○○様

お世話になっております。○○株式会社の○○です。

まずは、当社の商品についての価格に関するお問い合わせをいただき、ありがとうございます。○○様からのご質問について、以下の通りお答えさせていただきます。

【お問い合わせ内容】
○○商品の価格について

【回答】
○○商品の価格は、現在○○円(税込)となっております。また、もし複数個ご購入いただける場合には、割引が適用される場合もございます。具体的な割引内容やお支払い方法については、別途お知らせいたしますので、ご不明点があればお知らせください。

ご質問に迅速にお答えできるよう心掛けておりますので、何か他に気になることがございましたら、どうぞ遠慮なくお知らせください。お客様のご期待に応える商品を提供できるよう、引き続き努力してまいります。

商品に関する問い合わせへの返信

件名:お問い合わせありがとうございます【○○商品の詳細について】

○○様

お世話になっております。○○株式会社の○○です。

まずは、当社の商品についてのお問い合わせをいただき、誠にありがとうございます。○○様からのご質問について、以下の通りお答えさせていただきます。

【お問い合わせ内容】 ○○商品の詳細について

【回答】 ○○商品について、現在のところ、在庫は十分にございます。また、商品の詳細に関しては、商品ページにてご確認いただけますが、より詳しい情報が必要であれば、どうぞご遠慮なくお知らせください。

もし、追加でご質問等があれば、いつでもご連絡いただければと思います。引き続き、○○様にご満足いただけるサービスを提供できるよう努めてまいりますので、今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。

支払い方法についての問い合わせへの返信

件名:お支払い方法に関するお問い合わせについて

○○様

お世話になっております。○○株式会社の○○です。

この度は、お支払い方法に関するお問い合わせをいただき、ありがとうございます。○○様からのご質問にお答えいたします。

【お問い合わせ内容】 お支払い方法についての詳細

【回答】 当社では、クレジットカード、銀行振込、代引きの3つのお支払い方法を提供しております。お客様のご都合に合わせてお選びいただけますが、もし他のお支払い方法をご希望の場合は、お気軽にご相談ください。

さらにご不明点がありましたら、どうぞご遠慮なくお知らせください。迅速に対応させていただきます。

配送状況の確認に関する返信

件名:配送状況についてのお問い合わせの件

○○様

お世話になっております。○○株式会社の○○です。

この度は、配送状況についてのお問い合わせをいただき、ありがとうございます。○○様のご注文に関する内容について、以下の通りお答えさせていただきます。

【お問い合わせ内容】 注文した商品の配送状況

【回答】 現在、○○様のご注文は○○日発送予定で、配送業者に引き渡しが完了しております。配送状況の追跡番号は以下の通りです:○○○○。追跡サイトにて、現在の配送状況を確認いただけます。

万が一、配送に遅れが生じている場合など、何か問題が発生しました際には、すぐにご連絡させていただきますのでご安心ください。その他のご質問等もお待ちしております。

返品・交換についての問い合わせへの返信

件名:返品・交換についてのお問い合わせの件

○○様

お世話になっております。○○株式会社の○○です。

この度は、返品・交換に関するお問い合わせをいただき、ありがとうございます。○○様からのご質問について、以下の通りご案内申し上げます。

【お問い合わせ内容】 返品・交換の手続きについて

【回答】 当社では、商品到着後○○日以内であれば、未使用の商品に限り返品・交換を承っております。返品・交換をご希望の場合は、まず当社カスタマーサポートまでご連絡いただき、返品手続きの詳細をご確認ください。

もしご不明点があれば、どうぞご遠慮なくご連絡いただけますようお願いいたします。お客様にご満足いただける対応を心掛けておりますので、今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。

アカウントの設定変更に関する問い合わせへの返信

件名:アカウント設定変更についてのお問い合わせ

○○様

お世話になっております。○○株式会社の○○です。

この度は、アカウント設定に関するお問い合わせをいただき、誠にありがとうございます。○○様からのご質問について、以下の通りお答えさせていただきます。

【お問い合わせ内容】
アカウント設定の変更について

【回答】
アカウント設定の変更につきましては、○○ページからご自身で変更が可能です。具体的には、ログイン後に「設定」メニューから変更したい項目を選んでいただけます。もし手順にお困りの点がありましたら、こちらでサポートさせていただきますので、その際はご連絡ください。

また、セキュリティの観点から、設定変更後には確認メールをお送りいたしますので、ご確認いただけますようお願いいたします。引き続き、快適にご利用いただけるようサポートさせていただきますので、どうぞよろしくお願い申し上げます。

サポート対応についての問い合わせへの返信

件名:サポート対応に関するお問い合わせについて

○○様

お世話になっております。○○株式会社の○○です。

この度は、サポートに関するお問い合わせをいただき、誠にありがとうございます。○○様からのご質問について、以下の通りお答えいたします。

【お問い合わせ内容】
サポート対応の進捗について

【回答】
現在、○○様からのお問い合わせについては、○○担当者が確認を行い、最終調整を進めております。お手数ですが、もう少々お待ちいただけますでしょうか。具体的な対応については、○○日以内にご連絡を差し上げる予定です。

万が一、さらにお急ぎの場合や他にご質問があれば、どうぞ遠慮なくお知らせください。お客様に満足いただけるサポートを提供できるよう、引き続き対応させていただきますので、何卒よろしくお願い申し上げます。

問い合わせへの返信メール例文集(文例)

【お問い合わせへの返信】〇〇〇様、お待たせいたしました。

件名: 株式会社〇〇

 

 

株式会社〇〇(会社名)
〇〇課(部署) 〇〇(役職)
〇〇〇様(名前)orご担当者様

 

この度は〇〇〇株式会社のネットショップにお問い合わせいただき、誠にありがとうございます

私は〇〇〇と申します

早速ですが、お問い合わせの内容について回答させていただきます

 

お問い合わせいただいた商品につきまして、在庫状況や配送方法、お届け日数に関する情報をお伝えいたします

現在、当該商品は在庫がございますので、ご注文いただけます

配送方法は、宅配便を利用し、お届け日数は〇〇地域の場合、通常〇〇日程度を予定しております

ただし、配送状況や天候によっては、お届けまでに多少の遅れが生じる可能性がございますことをご了承ください

 

また、当ネットショップでは、お客様の快適なショッピング体験を提供するために

さまざまな決済方法をご用意しております

クレジットカードや電子マネー、代金引換など、お好みの決済方法をお選びいただけます

詳しくは、決済方法のご案内ページをご覧いただくか、お気軽にお問い合わせください

 

〇〇〇様のお問い合わせに十分にお答えできましたでしょうか

今後とも〇〇〇株式会社のネットショップをご愛顧いただけますよう引き続きサポートさせていただきます

ご不明な点やお困りのことがございましたら、いつでもお気軽にお問い合わせください

お客様の満足のために、精一杯努力してまいります

 

どうぞよろしくお願い申し上げます

 

 

__________________

会社名

所属部署〇〇

氏名〇〇

TEL:

ホームページURL:

住所:

携帯電話:

メールアドレス:

__________________

 

 

【お問い合わせに対する回答】〇〇〇様、大切なお問い合わせに返信いたします!

件名: 株式会社〇〇

 

 

株式会社〇〇(会社名)
〇〇課(部署) 〇〇(役職)
〇〇〇様(名前)orご担当者様

 

いつも〇〇〇株式会社のネットショップをご利用いただき誠にありがとうございます

お客様からお寄せいただいたお問い合わせについて回答させていただきます

 

お問い合わせいただいた件に関しまして、当社のECサイトでは、お客様が安心してショッピングをお楽しみいただけるよう

商品の品質や配送に関する取り組みを積極的に行っております

また、お客様からのご意見やご要望を大切にし、サービスの向上に努めております

今回いただいたお問い合わせ内容に対し、詳細な調査を行い、適切な対応をさせていただきました

 

今後、何かご不明な点やご要望がございましたら、いつでもお気軽にお問い合わせください

お客様からのお声を大切にし、より良いサービスの提供に努めてまいります

また、当社のネットショップでは定期的にセールやキャンペーンを実施しておりますので

ぜひチェックしていただければ幸いです

 

〇〇〇様の今後のご利用を心よりお待ち申し上げております

この度はお問い合わせいただき、誠にありがとうございました

引き続き、〇〇〇株式会社のネットショップをどうぞよろしくお願い申し上げます

 

 

 

__________________

会社名

所属部署〇〇

氏名〇〇

TEL:

ホームページURL:

住所:

携帯電話:

メールアドレス:

__________________

 

 

【お問い合わせへの返信】〇〇〇様、ご質問にお答えいたします

件名: 株式会社〇〇

 

 

株式会社〇〇(会社名)
〇〇課(部署) 〇〇(役職)
〇〇〇様(名前)orご担当者様

 

いつも〇〇〇株式会社のネットショップをご利用いただき誠にありがとうございます

お問い合わせいただいた内容について、ご説明させていただきます

 

お問い合わせいただいた件に関しまして

当社ではお客様のご意見やご要望を大切に考慮し、より良いサービスを提供できるよう努めております

今回のお問い合わせ内容については、担当部署への確認を行い、最善の対応を心がけております

お客様からいただいた貴重なご意見は、今後のサービス向上に役立てさせていただきます

 

また、お客様が気になる商品やサービスについては、ぜひ〇〇〇株式会社のネットショップにてご確認ください

当社では定期的に新商品や限定アイテムを取り揃えておりますので、お客様に喜んでいただける商品を見つけていただけることと思います

ご不明な点やご要望がございましたら、お気軽にお問い合わせください

 

今後も〇〇〇株式会社をどうぞよろしくお願い申し上げます

お客様のご期待に沿えるよう、サービスの向上に努めてまいります

またのお問い合わせやご利用を心よりお待ち申し上げております

どうぞ、引き続き〇〇〇株式会社のネットショップをご愛顧賜りますようお願い申し上げます

 

 

 

__________________

会社名

所属部署〇〇

氏名〇〇

TEL:

ホームページURL:

住所:

携帯電話:

メールアドレス:

__________________

 

 

【お問い合わせに対する回答】

件名: 株式会社〇〇

 

 

株式会社〇〇(会社名)
〇〇課(部署) 〇〇(役職)
〇〇〇様(名前)orご担当者様

 

この度は、弊社サイトにお問い合わせいただき、誠にありがとうございます

〇〇〇株式会社の〇〇〇でございます

 

お問い合わせいただいた内容につきまして、以下のように回答させていただきます

 

お問い合わせいただきました〇〇〇の在庫につきまして

大変申し訳ございませんが、現在完売となっております。次回の入荷予定につきましては未定となっておりますが

入荷次第、弊社サイトにてお知らせいたしますので、ご確認ください

 

お客様にはご迷惑をおかけしまして誠に申し訳ございません

また、今回のお問い合わせに対してご返答が遅れたことも大変失礼いたしました

今後とも弊社サイトをご愛顧いただけますようお願い申し上げます

 

今回の回答がご満足いただけましたら幸いです

何かご不明点等ございましたら、お気軽にお問い合わせくださいませ

 

 

__________________

会社名

所属部署〇〇

氏名〇〇

TEL:

ホームページURL:

住所:

携帯電話:

メールアドレス:

__________________

 

 

【お問い合わせへの返信】〇〇〇株式会社より

件名: 株式会社〇〇

 

 

株式会社〇〇(会社名)
〇〇課(部署) 〇〇(役職)
〇〇〇様(名前)orご担当者様

 

この度は、〇〇〇株式会社にお問い合わせいただき、誠にありがとうございます

お客様からいただいたお問い合わせについて、返信させていただきます

 

お問い合わせいただいた内容について、弊社では以下のように対応いたします

お客様からいただいたお問い合わせについては、弊社の専門スタッフが丁寧かつ迅速に回答いたします

また、お客様のお問い合わせに関する詳細な情報を提供するために、弊社のウェブサイト上にFAQ(よくある質問)ページをご用意しております

もし、ご希望の情報が見つからなかった場合は、お気軽にお問い合わせください

 

弊社は、お客様のご要望に真摯にお応えし、最高品質のサービスを提供することをお約束いたします

お客様が今後も弊社をご利用いただけるよう、スタッフ一同努めてまいります

 

何かご不明な点や、その他のご質問がございましたら、お気軽にお問い合わせください

重ねて、お問い合わせいただき、ありがとうございます

 

 

 

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会社名

所属部署〇〇

氏名〇〇

TEL:

ホームページURL:

住所:

携帯電話:

メールアドレス:

__________________

 

 

【お問い合わせ】への返信

件名: 株式会社〇〇

 

 

株式会社〇〇(会社名)
〇〇課(部署) 〇〇(役職)
〇〇〇様(名前)orご担当者様

 

この度は、〇〇〇株式会社へのお問い合わせありがとうございます

お客様からいただいたお問い合わせについて、ご連絡いたします

 

お問い合わせいただいた内容につきましては、以下のとおり回答いたします

〇〇〇製品に関するお問い合わせにつきましては、当店での販売を終了しております

そのため、現在ではお取り扱いができかねる状況となっておりますこと、重ねてお詫び申し上げます

 

また、弊社のウェブサイト上でご覧いただける他の製品に関しては、ご案内が可能でございます

お客様のご要望に添えるよう、製品詳細や価格などを含めた詳細をお知らせいたします

何かご不明点等ございましたら、お気軽にお問い合わせください

 

この度は、お問い合わせいただきありがとうございました

今後とも〇〇〇株式会社をよろしくお願いいたします

 

 

 

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会社名

所属部署〇〇

氏名〇〇

TEL:

ホームページURL:

住所:

携帯電話:

メールアドレス:

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【問い合わせへの返信】〇〇株式会社よりお問い合わせいただきありがとうございます

件名: 株式会社〇〇

 

 

株式会社〇〇(会社名)
〇〇課(部署) 〇〇(役職)
〇〇〇様(名前)orご担当者様

 

この度は、〇〇株式会社にお問い合わせいただき、誠にありがとうございます

担当者の〇〇と申します

 

お問い合わせいただいた商品についてのお答えをいたします

ご不明な点がございましたら、遠慮なくお問い合わせください

 

お問い合わせいただいた商品について、弊社では現在在庫切れとなっております

ただし、再入荷予定がございますので、弊社の公式サイトにてお知らせいたします

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是非ご検討いただけますと幸いです

 

今後とも〇〇株式会社をご利用いただけますよう

心よりお待ち申し上げております

 

 

 

 

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所属部署〇〇

氏名〇〇

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住所:

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