既に競合他社（同業種）と契約済みの場合のお断りメールを送る際の書き方・注意点
「既に競合他社と契約済みの場合のお断りメール」は、他社から営業提案を受けた際に、すでに別の企業と契約しているため、その提案を受けることができないことを伝える際に使用します。
この表現が必要になる場面は以下のようなケースが考えられます。
- すでに他社と契約を締結しており、新たな取引を行う予定がない場合例えば、システム導入や外部委託業務などで、すでに契約が進んでいるとき。
- 契約期間内で、契約変更や新規契約ができない場合例えば、一定期間の契約が決まっており、契約満了まで他の業者と取引ができないとき。
- 提案内容には興味があるが、現状の契約が優先される場合例えば、新しい提案を検討したいが、既存の取引先との契約を尊重しなければならないとき。
- 今後の取引可能性を残しつつ、現時点ではお断りする場合今すぐには契約できないが、将来的には可能性がある場合。
メールを送る際の注意点
お断りのメールを送る際には、いくつかのポイントに注意する必要があります。
- 理由を明確に伝えるただ「お断りします」と伝えるだけでは冷たく感じられてしまいます。「既に契約しているため」といった具体的な理由を伝えることで、相手に納得してもらいやすくなります。
- 感謝の気持ちを忘れない相手がわざわざ提案してくれたことに対して感謝の気持ちを伝えることで、印象を損ねずに関係を維持できます。
- 将来の可能性を残しておく「今後の機会があればご相談させていただきます」といった一文を添えることで、次回のチャンスを残すことができます。
- 柔らかい言い回しを心がける強い否定ではなく、「現在の状況では契約が難しい」といった表現を使うことで、相手に不快感を与えずに伝えられます。
- 簡潔にまとめる長々と書くと、かえって余計な誤解を生むことがあります。簡潔でわかりやすい表現を心がけることが重要です。
失礼がない伝え方
- 既に他社と契約を結んでおり、貴社のご提案を受けることができません。
- すでに別のサービスを導入しており、現時点では新規契約の予定はございません。
- 今回のご提案は大変興味深いものでしたが、現在の契約状況を考慮し、お受けできかねます。
- すでに弊社の方針として別の企業との契約が進行中のため、ご期待に沿えない結果となります。
- またの機会がございましたら、ぜひご相談させていただければと存じます。
適した書き出しの挨拶と締めの挨拶
書き出しの挨拶
- いつもお世話になっております。貴社の〇〇の件につきまして、ご連絡申し上げます。
- 先日はご提案をいただき、誠にありがとうございました。
- お忙しい中、弊社のためにお時間を割いていただき、心より感謝申し上げます。
- 先日は貴重なお話をいただき、ありがとうございました。
- 貴社のご提案を拝見し、大変参考になりました。
締めの挨拶
- 今後とも何かの機会がございましたら、よろしくお願い申し上げます。
- また機会がありましたら、ぜひご相談させていただければと思います。
- 今後の貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。
- 何卒ご理解のほど、よろしくお願い申し上げます。
- 引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。
具体的な「既に競合他社と契約済みの場合のお断りメール」
- すでに他社と契約している場合の一般的なお断り
いつもお世話になっております。
先日は弊社のためにお時間をいただき、誠にありがとうございました。
貴社のご提案を拝見し、大変興味深い内容でございましたが、既に他社と契約を締結しているため、現時点ではご期待に沿うことができません。
今後の機会がございましたら、ぜひ改めてご相談させていただければと存じます。
何卒ご理解賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。 - 契約期間中で契約変更ができない場合
〇〇様
いつも大変お世話になっております。
先日は貴社のご提案をいただき、ありがとうございました。
せっかくのご提案ではございますが、弊社は現在、他社と契約を締結しており、契約期間中のため新たな取引を進めることが難しい状況です。
ご期待に沿えず申し訳ありませんが、何卒ご理解いただきますようお願い申し上げます。 - 現時点では契約が難しいが、将来の可能性を残す場合
〇〇様
先日はご提案の機会をいただき、誠にありがとうございました。
いただいた内容は大変興味深く、ぜひ検討したいところではございますが、現時点では既に他社と契約を進めているため、今回は見送らせていただきたく存じます。
今後の状況次第では、改めてご相談できればと思っておりますので、その際はよろしくお願いいたします。 - 現在の契約を優先するが、関心を示す場合
〇〇様
先日はお忙しい中、ご提案をいただきましてありがとうございました。
貴社のご提案は非常に魅力的でございましたが、弊社は現在、別の企業と契約を交わしており、すぐに新規契約を進めることができない状況です。
しかしながら、今後の選択肢の一つとして、引き続き情報を共有させていただければと存じます。 - 競合他社と契約しているが、今後の関係を考慮する場合
〇〇様
いつもお世話になっております。
先日は貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。
現在、弊社ではすでに他社と契約を結んでおり、今回のご提案をお受けすることが難しい状況です。
ただ、今後の動向次第では新たなご相談ができればと考えておりますので、その際はぜひお力添えいただけますと幸いです。
既に競合他社（同業種）と契約済みの場合のお断りメール例文
ご提案のお断りに関するお詫び
〇〇株式会社 〇〇部 〇〇様 お世話になっております。株式会社〇〇の〇〇でございます。 このたびは、弊社に対しご提案をいただきまして、誠にありがとうございます。 慎重に社内で検討を重ねた結果、すでに別の企業様と契約を締結している状況のため、 今回はご提案をお受けすることが難しい旨、ご連絡申し上げます。 せっかくお声がけいただいたにもかかわらず、 このような結果となりましたことを、心よりお詫び申し上げます。 引き続き貴社のますますのご発展をお祈り申し上げるとともに、 今後もご縁がございました際には、ぜひご相談させていただければ幸いです。 何卒よろしくお願い申し上げます。 株式会社〇〇 〇〇（自分の名前）
ご提案に関するお断りのご連絡
〇〇株式会社 〇〇部 〇〇様 平素よりお世話になっております。株式会社〇〇の〇〇です。 このたびは、貴社よりご提案を賜り、誠にありがとうございました。 慎重に検討させていただいた結果、すでに別の企業様と契約を締結済みのため、 今回は貴社のご提案を採用することが難しい状況となりました。 せっかくのご提案をお断りする形となり、大変恐縮ではございますが、 何卒ご理解を賜りますようお願い申し上げます。 今後の貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。 引き続きよろしくお願い申し上げます。 株式会社〇〇 〇〇（自分の名前）
お取引に関するお断りとお礼
〇〇株式会社 〇〇部 〇〇様 いつも大変お世話になっております。株式会社〇〇の〇〇です。 このたびは、貴社よりお見積りおよびご提案をいただき、誠にありがとうございました。 慎重に検討した結果、すでに別の企業様と契約を結んでいるため、 今回の件についてはお断りさせていただくこととなりました。 せっかくのご提案にもかかわらず、このようなご連絡となり、 心よりお詫び申し上げます。 また別の機会がございました際には、ぜひご相談させていただきたいと考えております。 引き続きよろしくお願い申し上げます。 株式会社〇〇 〇〇（自分の名前）
契約状況によるご提案辞退のお詫び
〇〇株式会社 〇〇部 〇〇様 お世話になっております。株式会社〇〇の〇〇です。 このたびは、貴社よりご提案を賜り、心より感謝申し上げます。 社内で慎重に検討いたしましたところ、 すでに競合他社様との契約が締結済みであるため、 今回のご提案を採用することが難しい状況でございます。 せっかくの機会をいただきながら、 このような結果となり、誠に申し訳ございません。 今後、また別の形でご一緒できる機会がございました際には、 ぜひご相談させていただければ幸いです。 何卒よろしくお願い申し上げます。 株式会社〇〇 〇〇（自分の名前）
ご提案辞退のご連絡とお礼
〇〇株式会社 〇〇部 〇〇様 平素より大変お世話になっております。株式会社〇〇の〇〇でございます。 このたびは、弊社にご提案をいただき、誠にありがとうございます。 社内で検討を進めてまいりましたが、すでに別の企業様と契約済みのため、 今回は貴社のご提案をお受けすることが難しい状況でございます。 貴社のご提案内容は非常に魅力的であり、 今回のご縁を活かせなかったことを大変心苦しく存じます。 また機会がございました際には、ぜひお声がけいただけますと幸いです。 引き続きよろしくお願い申し上げます。 株式会社〇〇 〇〇（自分の名前）
既に競合他社と契約済みの場合のお断りメール例文集（文例）
既に競合他社と契約済みの場合のお断りメール①
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
いつもお世話になっております。〇〇でございます。
先日は貴社の製品についてご説明いただき、ありがとうございました。
製品の性能や機能には大変感心しましたし貴社とのお取引も魅力的に感じました。
残念ながら今回はお断りさせていただくことになりました。
実は私どもは既に競合他社と契約済みであり、その契約期間がまだ残っているためです。
契約期間中は他社の製品を導入することができないという条項がありますので、ご理解いただければ幸いです。
貴社の製品には非常に興味がありますし将来的にも検討したいと思っております。
契約期間が終了した際には、ぜひまたご連絡させていただきたいと思います。
今回はご縁がありませんでしたが、今後ともよろしくお願いいたします。
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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既に競合他社と契約済みの場合のお断りメール②
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
いつもお世話になっております。〇〇でございます。
先日はお時間を割いていただき弊社のサービスについてご説明させていただきました。
貴社の事業に関心を持っていただき大変嬉しく思っております。
誠に残念ながら弊社のサービスは既に競合他社と契約済みの場合はご利用いただくことができません。
弊社のサービスは独占的なものであり競合他社との併用は契約違反となります。
この点につきましては契約書にも明記されておりますので、ご確認ください。
このため大変恐縮ですが貴社からのお申し込みをお断りさせていただくことになりました。
ご期待に添えず申し訳ございません。
貴社の事業の発展を心よりお祈りしております。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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既に競合他社と契約済みの場合のお断りメール③
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
いつもお世話になっております。〇〇でございます。
先日は貴社の製品についてご説明いただき、ありがとうございました。
製品の性能や機能には大変感心しましたし貴社とのビジネスパートナーになれることを楽しみにしておりました。
しかしながら、この度は貴社の製品を導入することができません
実は私どもは既に競合他社と契約済みであり、その契約期間がまだ残っているためです。
契約期間中に他社の製品を導入することは契約違反になる可能性がありますし競合他社との関係も悪化する恐れがあります。
そのため今回は貴社の製品を見送らせていただくことになりました。
このような結果になってしまい誠に申し訳ございません。
貴社の製品には非常に興味がありますし将来的にはぜひ導入したいと考えております。
契約期間が終了した際には再度ご相談させていただければ幸いです。
今回はお断りする形となりましたが貴社との関係を継続していきたいと思っております。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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既に競合他社と契約済みの場合のお断りメール④
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
いつもお世話になっております。〇〇でございます。
この度は貴社の商品についてご提案いただき誠にありがとうございました。
貴社の商品は私どものニーズに合致しており非常に魅力的なものであると感じております。
残念ながら今回はお断りさせていただくことになりました。
実は私どもは先日、貴社の競合他社と契約を結んでしまったのです。
その契約は長期的なものであり解約することができません。
そのため貴社の商品を導入することができない状況になってしまったのです。
このような結果になり大変申し訳ございません。
貴社の商品に対する私どもの興味は変わりませんので将来的にまたご相談させていただければ幸いです。
ご提案いただいたことに感謝し貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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既に競合他社と契約済みの場合のお断りメール⑤
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
いつもお世話になっております。〇〇でございます。
先日は貴社の商品についてご説明いただき、ありがとうございました。
商品の品質や機能性には大変感心しましたし貴社のサービスにも魅力を感じました。
残念ながらこの度は貴社の商品を導入することができませんでした。
私どもは既に競合他社と契約済みであり、その契約期間がまだ残っているためです。
競合他社との契約は前任者が行ったものであり、私どもにとっても不利な条件であることは承知しております。
しかし契約を解除することは現状では困難であり、また信義に反すると考えております。
このような事情で貴社の商品をお断りすることになりましたことを、深くお詫び申し上げます。
貴社の商品に対する私どもの興味や評価は変わりませんので将来的にまたご相談させていただければ幸いです。
今回はご期待に添えなくて申し訳ございませんでした。
今後ともよろしくお願いいたします。
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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既に競合他社と契約済みの場合のお断りメール⑥
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
いつもお世話になっております。〇〇でございます。
先日は貴社の商品についてご説明いただき、ありがとうございました。
商品の品質や機能性には大変感心しましたし貴社のサービスにも魅力を感じました。
しかし、残念ながら今回は貴社の商品を導入することができません。
実は、私どもは既に競合他社と契約済みであり、その契約期間がまだ残っているためです。
契約期間中に他社の商品を導入することは契約違反になる可能性がありますし、競合他社との信頼関係も損なわれる恐れがあります。
そのため今回は貴社の商品を見送らせていただくことになりました。
このような結果になり大変申し訳ございません。
貴社の商品には非常に興味がありますので、将来的にまたご相談させていただければ幸いです。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
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