自社の専門分野外の案件を断る場合のお断りメールを送る際の書き方・注意点
どういう時に使われるか？
自社の専門外の業務の依頼を受けた際、適切にお断りするために必要になります。業務範囲外の案件を無理に引き受けると、品質の低下やトラブルの原因になるため、迅速かつ丁寧な対応が求められます。
例えば、以下のようなケースが考えられます。
- 専門的な知識が必要で、自社に対応できる人材がいない場合
- 事業方針と異なる案件の依頼を受けた場合
- リソースが不足しており、対応が困難な場合
- 業務提携先などの関係上、対応できない場合
- 過去に対応していたが、現在は業務範囲を変更している場合
このような場合、相手に誤解を与えず、信頼関係を損なわないよう配慮しながら、断るメールを送ることが重要です。
メールを送る際の注意点
お断りメールを送る際には、相手に不快感を与えず、ビジネス上の関係を維持できるよう注意が必要です。
丁寧な言葉遣いを心掛ける
断る場合でも、言葉遣いに注意し、相手に失礼のない表現を選ぶことが大切です。過度に簡潔な文章や冷たい印象を与える表現は避けます。
感謝の意を示す
依頼を受けたことに対する感謝の気持ちを最初に伝えると、相手に好印象を与えます。
理由を簡潔に伝える
専門外であることや、リソース不足であることを具体的に伝えると、相手も納得しやすくなります。ただし、詳細を述べすぎると余計な誤解を招くことがあるため、簡潔にまとめます。
代替案があれば提案する
対応できない場合でも、他の企業を紹介したり、別の方法を提案したりすることで、相手に配慮した印象を与えます。
返信を遅らせない
依頼を受けるかどうかの判断に時間をかけすぎると、相手に迷惑をかける可能性があります。早めに対応することで、相手が次の対応をしやすくなります。
失礼がない伝え方
お断りの際に失礼にならないよう、慎重な表現を用いることが重要です。
専門外であることを明確に伝える
お世話になっております。このたびは弊社にご相談いただき、誠にありがとうございます。ご依頼の件につきまして社内で検討いたしましたが、弊社の専門分野外となるため、お引き受けすることが難しい状況でございます。何卒ご理解のほどお願い申し上げます。
別の選択肢を提案する
いつもお世話になっております。ご依頼の件について慎重に検討いたしましたが、弊社の専門外であるため、ご期待に沿うことが難しい状況です。しかしながら、同業の信頼できる企業をご紹介できるかもしれませんので、ご希望がございましたらお知らせください。何卒よろしくお願い申し上げます。
今後の関係を考慮する
お世話になっております。このたびは弊社にお声がけいただき、誠にありがとうございます。今回のご依頼につきましては、弊社の業務範囲外のため、お引き受けが難しい状況です。しかし、今後、弊社の専門分野と合致する案件がございましたら、ぜひお手伝いさせていただきたく存じます。今後ともよろしくお願い申し上げます。
迅速な返信を重視する
お世話になっております。このたびは弊社にお問い合わせいただき、誠にありがとうございます。ご依頼の件について社内で確認いたしましたが、弊社の専門外のため、対応が難しい状況です。早めにお伝えすることで、貴社にとって最適な対応をしていただければと存じます。何卒ご理解賜りますよう、お願い申し上げます。
感謝の気持ちを強調する
お世話になっております。このたびは弊社にご依頼いただき、誠にありがとうございます。慎重に検討いたしましたが、弊社では十分な対応が難しいと判断いたしました。ご期待に沿えず申し訳ございませんが、今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。
適した書き出しの挨拶と締めの挨拶は？
書き出し
- いつもお世話になっております。貴社ますますご発展のこととお慶び申し上げます。
- いつも格別のご高配を賜り、心より御礼申し上げます。
- 平素より弊社をご愛顧いただき、誠にありがとうございます。
- 先日は貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。
- いつも弊社とお取引いただき、感謝申し上げます。
締めの挨拶
- 今後とも変わらぬお付き合いのほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
- また何かございましたら、お気軽にご相談ください。今後ともよろしくお願いいたします。
- ご期待に沿えず恐縮ですが、引き続きよろしくお願い申し上げます。
- 貴社のさらなるご発展を心よりお祈り申し上げます。
- 何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
注意しないといけない状況
以下のような場合は、特に慎重に対応する必要があります。
- 長年の取引先であり、関係を損なわないようにする必要がある
- 依頼主が紹介を受けた企業で、信頼関係を維持する必要がある
- 急ぎの案件で、相手が他の選択肢を持っていない場合
- 過去に引き受けた案件であり、急に断ることで誤解を招く可能性がある
- 曖昧な断り方をすると、相手に期待を持たせてしまう場合
自社の専門分野外の案件をお断りする場合
件名：ご依頼案件についてのお断り 〇〇様 平素より格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。株式会社△△の〇〇でございます。 このたびは、〇〇様よりご依頼いただきました案件につきまして、誠にありがたいお話ではございますが、当社の専門分野外の内容であるため、対応が難しい状況でございます。 お力になれず大変心苦しい限りですが、専門性の高い案件であるからこそ、より適した企業様にご相談されることをお勧めいたします。 なお、〇〇様のご希望に近いサービスを提供されている企業をいくつか存じておりますので、必要であればご紹介させていただけます。 何かご不明な点やご質問がございましたら、どうぞお気軽にお問い合わせくださいませ。 このたびはせっかくのご依頼にお応えできず、誠に申し訳ございません。今後とも変わらぬご厚情を賜りますようお願い申し上げます。 ------------------------------------------- 株式会社△△ 営業部 〇〇 TEL： メール： -------------------------------------------
自社の専門分野外の案件をお断りする場合
件名：ご依頼案件についてのお断り 〇〇様 平素より格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。株式会社△△の〇〇でございます。 このたびは、〇〇様よりご依頼いただきました案件につきまして、誠にありがたいお話ではございますが、当社の専門分野外の内容であるため、対応が難しい状況でございます。 お力になれず大変心苦しい限りですが、専門性の高い案件であるからこそ、より適した企業様にご相談されることをお勧めいたします。 なお、〇〇様のご希望に近いサービスを提供されている企業をいくつか存じておりますので、必要であればご紹介させていただけます。 何かご不明な点やご質問がございましたら、どうぞお気軽にお問い合わせくださいませ。 このたびはせっかくのご依頼にお応えできず、誠に申し訳ございません。今後とも変わらぬご厚情を賜りますようお願い申し上げます。 ------------------------------------------- 株式会社△△ 営業部 〇〇 TEL： メール： -------------------------------------------
他分野の案件をお断りする場合
件名：案件対応についてのお断り 〇〇様 いつも大変お世話になっております。株式会社△△の〇〇でございます。 このたびは、〇〇様よりいただきました案件について慎重に検討いたしましたが、当社の専門分野外の内容であるため、対応が難しい状況でございます。 お力添えができず大変申し訳なく存じますが、適切な解決策をご提供できる企業様へのご相談をご検討いただければ幸いです。 引き続き、当社の専門分野に関する案件につきましては、全力でサポートさせていただきます。何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。 ------------------------------------------- 株式会社△△ 営業部 〇〇 TEL： メール： -------------------------------------------
技術分野外の依頼を断る場合
件名：技術案件についてのお断り 〇〇様 平素より格別のご愛顧を賜り、厚く御礼申し上げます。株式会社△△の〇〇でございます。 このたびは、〇〇様よりご依頼いただきました案件について慎重に検討させていただきました。しかしながら、当社の技術分野外の案件であるため、対応が難しい状況でございます。 今後とも、お困りの際には別の形でサポートが可能であれば、ぜひお声掛けいただければ幸いです。 また、必要に応じて、類似分野での実績を持つ企業様をご紹介することも可能ですので、どうぞお気軽にご相談くださいませ。 ------------------------------------------- 株式会社△△ 営業部 〇〇 TEL： メール： -------------------------------------------
自社対応外の内容を断る場合
件名：対応外案件についてのお断り 〇〇様 平素よりお世話になっております。株式会社△△の〇〇でございます。 このたびは、弊社にご依頼いただきました案件について、心より感謝申し上げます。 しかしながら、当該案件は当社の対応範囲外であるため、今回お手伝いすることができない状況です。大変申し訳ございませんが、何卒ご理解いただけますと幸いです。 ご不明点や今後のご相談がございましたら、ぜひお気軽にご連絡くださいませ。このたびの件でご期待に沿えなかったことを重ねてお詫び申し上げます。 ------------------------------------------- 株式会社△△ 営業部 〇〇 TEL： メール： -------------------------------------------
専門知識不足によるお断り
件名：ご依頼案件についてのお詫びとお断り 〇〇様 平素より当社をご愛顧いただき、誠にありがとうございます。株式会社△△の〇〇でございます。 このたびは、〇〇様よりいただきましたご依頼案件についてお話を伺い、慎重に検討いたしましたが、当社の専門知識が不足している分野のため、ご期待に沿った対応が難しい状況でございます。 お力になれず心苦しく存じますが、案件内容に適した企業様にご相談されることをお勧め申し上げます。 今後とも、当社の専門領域における案件では全力でご対応させていただきますので、引き続きご愛顧のほどよろしくお願い申し上げます。 ------------------------------------------- 株式会社△△ 営業部 〇〇 TEL： メール： -------------------------------------------
過去に対応実績のない案件を断る場合
件名：新規案件についてのお断り 〇〇様 平素より当社サービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。株式会社△△の〇〇でございます。 このたびは、〇〇様より新規案件についてお声掛けいただきましたこと、心より感謝申し上げます。 しかしながら、当該案件は過去に対応実績がなく、当社の提供可能なサービス範囲を超える内容であるため、対応が難しい状況でございます。 至らぬ点があり大変恐縮ではございますが、他にご提案できることがございましたら、どうぞお気軽にご相談くださいませ。このたびは誠に申し訳ございませんでした。 ------------------------------------------- 株式会社△△ 営業部 〇〇 TEL： メール： -------------------------------------------
自社の専門分野外の案件を断る場合のお断りメール例文集（文例）
自社の専門分野外の案件を断る場合のお断りメール①
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
いつもお世話になっております。〇〇でございます。
先日、ご連絡いただいた◇◇に関する案件につきまして誠に恐縮ですが弊社では対応できかねることをご報告させていただきます。
弊社は△△分野に特化したサービスを提供しておりますが
◇◇分野は弊社の専門外であり適切な品質や納期を保証することが難しいと判断いたしました
また弊社では現在、他の案件にも多くのリソースを割いており新規の案件を受け入れる余裕がございません。
このような事情で大変申し訳ございませんが今回のご依頼はお断りさせていただきます。
〇〇さんの会社様には長年お取引させていただいており
今後も良好な関係を維持していきたいと考えております。
何卒ご理解のほどよろしくお願い申し上げます。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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自社の専門分野外の案件を断る場合のお断りメール②
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
いつもお世話になっております。〇〇でございます。
先日、ご相談いただいた「自社の専門分野外の案件」について誠に恐縮ですが弊社では対応できないことをお伝えさせていただきます。
弊社は主に◎◎分野に特化したサービスを提供しておりますが
ご依頼の案件はその範囲を超えております。弊社では自信を持ってご提案できるサービスのみを承っておりますので
今回はご期待に添えないことを大変残念に思います。
〇〇さんの会社様は私どもにとって大切なお取引先であります。
今後も◎◎分野に関するご相談は、どうぞお気軽にお申し付けください。
可能な限り、ご要望に応えられるよう努めてまいります。
この度は、ご依頼いただきありがとうございました。
またの機会を心よりお待ちしております。
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
自社の専門分野外の案件を断る場合のお断りメール③
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
いつもお世話になっております。〇〇でございます。
先日、ご依頼いただきました「自社の専門分野外の案件」につきまして誠に恐縮ですが、お断りさせていただくことになりました。
当社は〇〇分野に特化したサービスを提供しておりますが
ご依頼の案件は△△分野に関するものであり当社の得意とする領域ではございません。
そのため、ご期待に沿った品質やスピードをお届けすることができないと判断いたしました。
このような結果となり大変申し訳ございません。
〇〇さんからのご信頼に応えられなかったことを深くお詫び申し上げます。
今後とも、〇〇分野に関するご相談やご依頼がございましたら
どうぞよろしくお願いいたします。
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
自社の専門分野外の案件を断る場合のお断りメール④
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
いつもお世話になっております。〇〇でございます。
先日、ご依頼いただいた案件について誠に恐縮ですが、お断りさせていただきたくご連絡いたしました。
弊社は◇◇分野に特化したサービスを提供しておりますが
ご依頼の案件はその範囲外となっております。
弊社では、自社の専門分野以外の案件に対しては品質や納期の保証ができないと判断しております。
そのため、お客様にご満足いただけるサービスを提供することが難しいと考えております。
このような事情で大変申し訳ございませんが
ご依頼の案件をお断りさせていただきます。何卒ご理解いただけますようお願い申し上げます。
〇〇さんの会社は、◇◇分野で高い実績と評価を得ておられることを存じております。
今後も弊社と〇〇さんの会社との良好な関係を維持してまいりたいと思っております。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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自社の専門分野外の案件を断る場合のお断りメール⑤
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
いつもお世話になっております。〇〇でございます。
先日はご連絡いただきありがとうございました。
貴社の新しいプロジェクトについて拝見させていただきましたが、残念ながら弊社では対応できる範囲を超えておりますので
今回はお断りさせていただくことになりました。
弊社は主に●●分野に特化したサービスを提供しており
貴社のプロジェクトは■■分野に関する知識や技術が必要となると考えられます。
そのため弊社では貴社のご要望に応えることができないと判断いたしました。
このような結果になり大変申し訳ございません。
貴社のプロジェクトが成功裏に進むことを心よりお祈りしております。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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自社の専門分野外の案件を断る場合のお断りメール⑥
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
いつもお世話になっております。〇〇でございます。
先日お電話でお伺いした自社の専門分野外の案件についてですが、残念ながら今回はお引き受けすることができません。
理由としましては現在自社では他の優先度の高いプロジェクトに注力しており、新たな案件に十分なリソースを割くことが難しい状況です。
また自社の専門分野外の案件であるため
〇〇さんのご期待に沿った品質や納期をお約束することができないと判断いたしました。
〇〇さんからのご依頼は大変光栄に思いますし、今後も良好な関係を維持していきたいと考えております。
今回はご希望に添えないことを心よりお詫び申し上げます。
もし自社の専門分野内の案件であれば
可能な限り対応させていただきますので、
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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法務相談に関するお断り
件名：法務相談に関するご依頼について
お世話になっております。
〇〇様からの法務に関するご相談をいただき、ありがとうございます。
慎重に内容を拝見させていただきましたが、私どもの事業領域は法務分野を扱っていないため、今回のご依頼に関してお手伝いすることができません。
当社は主に〇〇業務に注力しており、法務関連のアドバイスや対応を行う専門知識が不足しているため、貴社には適切な法的サポートを提供することができません。もし、法務のご相談に関しては、他の法務専門の企業にご相談されることをお勧めいたします。
今後、何か別の形でお力になれることがあれば、ぜひご連絡いただければと思います。どうぞよろしくお願いいたします。
人材採用に関するお断り
件名：人材採用に関するご相談について
お世話になっております。
〇〇様からご依頼いただきました人材採用に関するご相談を拝見し、ありがとうございます。
私どもの会社では、主に〇〇業界に特化したサービスを提供しており、人材採用分野のご依頼には対応していないため、誠に申し訳ございませんが、お力になることができません。
貴社が求められる人材採用については、専門的な人材紹介会社などがより適切なサポートを行っているかと存じます。ご参考までにご案内させていただきます。
また、今後も何か別の形でお手伝いできることがあれば、いつでもご相談ください。どうぞよろしくお願いいたします。
広告戦略に関するお断り
件名：広告戦略のご依頼について
お世話になっております。
この度は、広告戦略に関するご依頼をいただき、ありがとうございます。
ご提案内容について慎重に確認いたしましたが、私たちの業務は主に〇〇分野に特化しており、広告戦略に関しては専門的な対応が難しいため、今回のご依頼にはお応えすることができません。
貴社が求める広告戦略の分野については、広告代理店など、より専門的な知識を持った企業が適しているかと思われます。こちらについては、他の企業をご検討いただければと思います。
今後、他の案件でお手伝いできる機会があればお知らせいただければ幸いです。どうぞよろしくお願いいたします。
サプライチェーン管理のご相談について
件名：サプライチェーン管理に関するご相談について
お世話になっております。
先日、サプライチェーン管理に関するご相談をいただき、ありがとうございます。
内容を確認させていただいた結果、私どもはサプライチェーン管理の専門知識やノウハウを有していないため、今回のご依頼にはお応えすることが難しい状況です。
当社では主に〇〇分野におけるサービスを提供しており、サプライチェーン管理に関しては、専門的なコンサルタントや企業が適しているかと思います。ご参考までにご案内させていただきます。
今後、異なる分野でお手伝いできることがあればお知らせください。どうぞよろしくお願いいたします。
コンサルティング業務に関するお断り
件名：案件のご依頼についてのお返事
お世話になっております。
この度は、〇〇プロジェクトに関するご相談をいただき、誠にありがとうございます。
慎重に検討させていただいた結果、残念ながら私どもの専門領域外の案件であるため、今回のご依頼にお応えすることができません。
当社では主に〇〇に関連する分野に特化しており、今回のプロジェクトにおいて十分な専門知識やサポートを提供することが難しいと判断いたしました。ご期待に沿えず申し訳ありませんが、他の専門家や企業にご相談いただければと思います。
今後、別の機会にお力になれることがあれば幸いです。どうぞよろしくお願いいたします。
システム開発案件のお断り
件名：システム開発案件についてのお返事
お世話になっております。
先日はシステム開発に関するご依頼をいただき、ありがとうございます。
ご依頼の内容について詳細を拝見させていただきましたが、残念ながら私たちの提供するサービスの範囲外となっております。
当社は主に〇〇分野に特化しており、〇〇のようなシステム開発には対応しておりません。したがって、貴社にとって最適なパートナーを見つけるためにも、他の専門企業にご相談いただけることをお勧めいたします。
今後またご相談いただけることがあれば、その際はぜひお力になりたいと考えております。どうぞよろしくお願いいたします。
商品取引に関するお断り
件名：商品取引のご提案について
お世話になっております。
先日は商品取引のご提案をいただき、ありがとうございます。
慎重に検討させていただいた結果、貴社からのご提案は私たちの取り扱い商品やサービス範囲に該当しないため、今回のご依頼についてはお受けできないことをお伝えいたします。
当社では〇〇業界に特化した商品を取り扱っており、貴社が提案された商品については現時点では対応が難しい状況です。お手数ですが、他の専門的な企業にお問い合わせいただければと思います。
また、別の機会があればぜひお力になりたいと思いますので、今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
マーケティング戦略に関するお断り
件名：マーケティング戦略のご依頼について
お世話になっております。
先日は、貴社のマーケティング戦略に関するご依頼をいただき、ありがとうございます。
ご依頼内容について拝見させていただきましたが、私たちの専門分野ではないため、誠に申し訳ございませんが、今回の依頼にはお応えすることができません。
当社は主に〇〇分野のマーケティング支援を行っており、貴社が求める戦略の策定には対応していない状況です。貴社に適したマーケティングの専門家や企業があるかと思いますので、そちらにご相談いただけると幸いです。
今後のご発展をお祈り申し上げ、またの機会があればご一緒できることを楽しみにしております。
