クレームやトラブルが予想される場合のお断りメール例文

1. 感謝の表現: 「お問い合わせいただきましてありがとうございます」とお客様への感謝を示す。
2. 状況の説明: 「ご依頼いただいた案件について慎重に検討させていただいた結果」と検討したことを伝える。
3. お断りの理由: 「クレームやトラブルが予想されるためお引き受けできかねます」と正直に理由を伝える。
4. 具体的な懸念点: 「過去の類似案件での経験や現在のリソースを考慮した結果」と具体的な懸念点を述べる。
5. 代替案の提案: 「他社様にご相談いただくことをお勧めいたします」と代替案を提案する。
6. 今後の対応: 「改善の見込みがあれば再度ご検討させていただきます」と今後の対応を伝える。
7. 終わりの挨拶: 「何卒ご理解いただけますようお願い申し上げます」と丁寧な挨拶で締めくくる。

クレームやトラブルが予想される場合のお断りメール①

件名：　株式会社〇〇

株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署）　〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様

いつもお世話になっております。〇〇でございます。

先日はご連絡いただきありがとうございました。

貴社のご提案について拝見させていただきましたが誠に残念ながら今回はお断りさせていただきたく存じます。

理由としましては貴社のご提案は弊社の現在の事業方針と合致しない点が多く

クレームやトラブルが予想される可能性が高いと判断いたしました。

弊社としては貴社との良好な関係を維持したいと考えておりますので、このような結果になってしまったことを深くお詫び申し上げます。

貴社のご提案は非常に魅力的であり今後も弊社にとって有益な情報を提供していただけることを期待しております。

今回はご期待に添えなかったことをお詫びするとともに

今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。

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会社名

所属部署〇〇

氏名〇〇

TEL:

ホームページURL：

住所：

携帯電話：

メールアドレス：

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クレームやトラブルが予想される場合のお断りメール②

件名：　株式会社〇〇

株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署）　〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様

いつもお世話になっております。〇〇でございます。

先日はご連絡いただきありがとうございました貴社のご提案について拝見させていただきましたが

誠に残念ながら今回はお断りさせていただくことになりました。

理由としましては、貴社のご提案は弊社の現在の事業方針と合致しない点が多く

クレームやトラブルが予想される可能性が高いと判断したからです。

具体的には、以下の点が問題となりました。

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弊社の予算を大幅に超えており、コストパフォーマンスが低いと感じました。
弊社のニーズに対して過剰な機能やサービスを含んでおり、必要以上に複雑化しています。
弊社の既存のシステムや業務プロセスとの互換性が低く、導入や運用に多くの手間やリスクが伴います。

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以上の理由から貴社のご提案を採用することは弊社にとって不利益になると考えました。

このような結論に至りましたことをお詫び申し上げます。

貴社のご提案には多くの努力や工夫が込められていることは十分に理解しております。

しかし弊社としては他の選択肢を模索する必要があります。何卒ご理解いただけますようお願い申し上げます。

今後ともよろしくお願いいたします。

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会社名

所属部署〇〇

氏名〇〇

TEL:

ホームページURL：

住所：

携帯電話：

メールアドレス：

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クレームやトラブルが予想される場合のお断りメール③

件名：　株式会社〇〇

株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署）　〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様

いつもお世話になっております。〇〇でございます。

先日はご連絡いただきありがとうございました。貴社の商品について弊社でも大変興味を持っております。

しかし誠に残念ながら今回はお取引を見送らせていただきたく存じます。

理由としましては

弊社では現在、新たな事業展開に向けて準備を進めており予算や人員の都合上、貴社の商品を導入する余裕がございません。

また弊社の業務内容やニーズに合わせて貴社の商品をカスタマイズする必要があると考えられますが

その際にクレームやトラブルが発生する可能性が高いと判断いたしました。

貴社の商品は素晴らしいものであると認識しておりますが、今回はご期待に添えず申し訳ございません。

今後ともよろしくお願いいたします。

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会社名

所属部署〇〇

氏名〇〇

TEL:

ホームページURL：

住所：

携帯電話：

メールアドレス：

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クレームやトラブルが予想される場合のお断りメール④

件名：　株式会社〇〇

株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署）　〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様

いつもお世話になっております。〇〇でございます。

先日はご連絡いただきありがとうございました。

貴社の商品について弊社の担当者からも高い評価をいただいております。

しかし誠に残念ながら、今回は貴社の商品を導入することができません。

理由としては、以下の通りです。

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– 弊社では現在、別の商品を使用しており、その契約期間がまだ残っています。そのため、途中で切り替えることができません。
– 貴社の商品は弊社のニーズに合っていると思いますが、価格面で問題があります。弊社の予算内で購入することができないため、見送らせていただきます。
– 貴社の商品は魅力的ですが、弊社では導入に際して多くの調整や準備が必要になります。その工程に時間やコストがかかりすぎるため、今回は断念いたします。

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以上の理由から、今回は貴社の商品を導入することができません。大変申し訳ございません。

貴社の商品には今後も興味を持っておりますので、機会がありましたらまたご相談させていただきたいと思います。

ご理解とご了承のほど、よろしくお願いいたします。

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会社名

所属部署〇〇

氏名〇〇

TEL:

ホームページURL：

住所：

携帯電話：

メールアドレス：

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クレームやトラブルが予想される場合のお断りメール⑤

件名：　株式会社〇〇

株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署）　〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様

いつもお世話になっております。〇〇でございます。

先日はお電話でお話しできて光栄でした。

〇〇さんのご提案には大変興味を持ちましたが残念ながら今回はお断りさせていただきたくご連絡いたしました。

理由としては現在弊社では別のプロジェクトに注力しており、〇〇さんのご提案するサービスを導入する余裕がありません。

また弊社の業務内容やニーズともあまり合致しないと感じました。

クレームやトラブルが予想される場合は早めにお伝えするのが良いと考えております。

〇〇さんのご提案は素晴らしいものだと思いますし将来的にはぜひ検討させていただきたいと思っております。

今回はご期待に添えず申し訳ありませんが、どうかご理解いただけますようお願い申し上げます。

今後ともよろしくお願いいたします。

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会社名

所属部署〇〇

氏名〇〇

TEL:

ホームページURL：

住所：

携帯電話：

メールアドレス：

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クレームやトラブルが予想される場合のお断りメール⑥

件名：　株式会社〇〇

株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署）　〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様

いつもお世話になっております。〇〇でございます。

先日はお電話でお話しできて光栄でした。

〇〇さんのご提案には大変興味を持ちましたが残念ながら今回はお断りさせていただきたくご連絡いたしました。

理由としては弊社では現在、別のプロジェクトに注力しており、〇〇さんのご提案するサービスを導入する余裕がありません。

また弊社の業務内容と〇〇さんのサービスの相性があまり良くないと感じました。

弊社は主に○○業界に向けて製品を開発しており、〇〇さんのサービスは△△業界に特化しているとお聞きしました。

そのため弊社にとっては必要性が低いと判断いたしました。

このような理由で今回はご提案をお断りさせていただきます

ご期待に添えず申し訳ございません。〇〇さんのサービスには今後も注目しておりますし

もし弊社の状況が変わったらまたご相談させていただきたいと思います。

ご理解のほどよろしくお願いいたします。今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。

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会社名

所属部署〇〇

氏名〇〇

TEL:

ホームページURL：

住所：

携帯電話：

メールアドレス：

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