納期が不可能・希望が短期間で間に合わない・お断り【書き方・メール例文】
納期のご希望が非常に短期間で、現実的に対応が難しい場合に、相手に納期延長のお願いや現状の進捗・状況をご説明するためのメールで使用されます。取引先や関係者と合意したスケジュールに対して、技術的または作業上の理由で希望通りの納期が守れないとき、誠実に事情を説明し、理解を求めるための連絡手段となります。双方にとって円滑な業務遂行と信頼関係の維持を図ることが目的です。
メールを送る際の注意点
メールの文章は、まず相手に対して感謝の気持ちを示しながら、現状と理由を明確に説明することが大切です。納期が難しい理由については、技術的な制約や作業の進捗状況、予期せぬ事態など、具体的な背景を丁寧に記載します。文章は優しい口調で、相手に急かす意図がないことが伝わるよう配慮し、読み手が理解しやすいように段落を分けると良いでしょう。また、可能であれば代替案や今後の対応策を併せてご提案し、相手に安心感を与える内容に仕上げることが重要です。相手の都合や現状に配慮した柔軟な対応を示すことも心掛け、誠実な態度を崩さずに記載してください。
失礼がない伝え方
- お忙しい中恐れ入りますが、現状の進捗上、いただいたご希望の納期に対応することが難しい状況でございます。何卒ご理解くださいますようお願い申し上げます。
- 大変恐縮ではございますが、技術上の制約によりご希望の納期を達成することが困難な状況です。引き続き最善を尽くしますので、どうぞご容赦いただければ幸いです。
- いただいた納期について、可能な限り努力いたしましたが、現実的な作業状況からご希望に沿えない結果となりました。何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
- 誠に申し訳ございませんが、現時点での作業進捗ではご提示の納期に間に合う見込みがございません。今後の対策につきましてもご相談させていただけますと幸いです。
- ご期待に添えず大変恐縮ですが、現状の作業状況からご希望の納期に対応するのは難しい状況でございます。ご理解いただけますようお願い申し上げます。
適した書き出しの挨拶と締めの挨拶は？
書き出し見出し
- いつもお世話になっております。日頃のご高配に心より感謝申し上げます。
- 平素より大変お世話になっております。皆様のご支援に深く感謝いたします。
- 日頃のご愛顧に厚く御礼申し上げます。お忙しい中ご連絡させていただきます。
- いつもご高配を賜り、誠にありがとうございます。心より御礼申し上げます。
- 平素より格別のご支援をいただき、心から感謝申し上げます。
締めの挨拶見出し
- 今後とも変わらぬご支援を賜りますようお願い申し上げます。
- お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
- ご多忙のところ恐縮ではございますが、どうぞよろしくお願い申し上げます。
- ご不明な点がございましたら、どうぞお気軽にご連絡いただければ幸いです。
- 引き続きご協力を賜りますよう、心よりお願い申し上げます。
例文
- いつもお世話になっております。先日はご希望の納期についてご連絡いただき、誠にありがとうございました。現状の作業状況から、いただいた納期に対応するのは難しい状況でございますが、できる限り早期の対応を目指し努めております。今後の進捗状況についても随時ご報告させていただきますので、何卒ご理解くださいますようお願い申し上げます。
- 平素より大変お世話になっております。ご提示いただいた納期に関しまして、現時点での作業進捗からは対応が難しい状況となっております。大変恐縮ではございますが、再度納期の調整をご検討いただけますと幸いです。引き続き最善を尽くしてまいりますので、何卒よろしくお願い申し上げます。
- 日頃のご愛顧に厚く御礼申し上げます。今回、ご希望の納期に間に合わない状況となってしまいましたこと、深くお詫び申し上げます。可能な限り早期の完了を目指し取り組んでおりますが、現状の見通しをご理解いただけますと幸いです。今後ともご指導ご鞭撻のほどお願い申し上げます。
- いつもご高配を賜り、誠にありがとうございます。ご提示いただいた納期に対し、現在の作業状況からはご希望に添えない見込みでございます。大変申し訳ございませんが、別途調整のご相談をさせていただければと存じます。何卒ご容赦いただけますようお願い申し上げます。
- 平素より格別のご支援をいただき、心より感謝申し上げます。今回、作業の進捗状況からご提示の納期に対応することが困難な状況でございます。今後の対応につきましては、早急に改善策を講じる所存ですので、ご理解賜りますようお願い申し上げます。
注意しないと状況・場面は？
依頼のメールにおいて、納期が不可能である旨を伝える際、情報が不十分であったり、理由が明確に説明されていないと、相手が混乱したり、誤解を招く恐れがあります。たとえば、どの部分で作業が遅れているのか、具体的な理由や障壁が伝わらなければ、相手は再調整に向けた対応が難しくなります。また、急かす表現や不躾な言い回しは、相手に対して失礼にあたる可能性があります。したがって、具体的な作業状況、原因、今後の対策を丁寧に説明し、相手に対して誠意ある対応を示すことが重要です。相手の事情にも配慮した上で、今後の協議や調整をスムーズに進められるよう、十分な情報提供と柔軟な対応策を提示することが望まれます。
その際の言い方
- 現在の作業状況と直面している課題について、具体的な理由を記載しておりますので、ご確認いただき、再度納期のご相談をさせていただけますと幸いです。
- 作業の進捗状況に関しましては、予期せぬ障壁が生じており、詳細につきましては以下に記載しております。何卒ご理解いただけますようお願い申し上げます。
- 納期に関して、現状の進捗状況を踏まえた上で、別途ご相談させていただきたく存じます。ご不明な点がございましたら、どうぞお気軽にお知らせくださいませ。
- 今回の状況につきまして、具体的な理由と今後の対策を記載しておりますので、双方にとって最良の解決策を共に模索できればと存じます。
- お手数をおかけいたしますが、現状の課題とその対応策について十分にご説明させていただいておりますので、何卒ご理解の上、再調整のご協力をお願い申し上げます。
短納期の依頼を丁寧にお断りする場合
件名：納期についてのご相談 〇〇株式会社 〇〇様 いつもお世話になっております。株式会社△△の〇〇でございます。 このたびは、〇〇のご依頼をいただき誠にありがとうございます。 ご希望いただきました納期（〇月〇日）につきまして、 社内で調整を試みましたが、短期間でのご対応が難しい状況でございます。 現状では、〇月〇日までのお届けが最短となりますが、 ご希望のスケジュールに沿えず、誠に申し訳ございません。 ご迷惑をおかけいたしますが、何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。 もし納期の調整が可能であれば、引き続き全力で対応させていただきたく存じますので、 ご確認いただけますと幸いです。 ご不明点やご相談がございましたら、お気軽にお知らせくださいませ。 何卒よろしくお願い申し上げます。 ------------------------------------------- 株式会社△△ 〇〇 TEL： メール： -------------------------------------------
代替案を提案しながらお断りする場合
件名：納期に関するご相談のお願い 〇〇株式会社 〇〇様 平素より大変お世話になっております。株式会社△△の〇〇でございます。 このたび、〇〇（ご依頼内容）についてご依頼いただき、誠にありがとうございます。 ご希望の納期（〇月〇日）に関しまして、社内で調整を行いましたが、 現状のスケジュールではご対応が難しい状況でございます。 つきましては、代替案として以下の日程での納品をご提案申し上げます。 【ご提案日程】 ・納品予定日：〇月〇日（最短スケジュール） お客様のご要望に沿えず大変恐縮ではございますが、 何卒ご理解を賜りますようお願い申し上げます。 お急ぎの場合や他の方法での対応が必要であれば、柔軟にご相談させていただきますので、 ご遠慮なくお知らせくださいませ。 引き続き、どうぞよろしくお願い申し上げます。 ------------------------------------------- 株式会社△△ 〇〇 TEL： メール： -------------------------------------------
納期の理由を丁寧に説明しお断りする場合
件名：ご依頼納期についてのご相談 〇〇株式会社 〇〇様 お世話になっております。株式会社△△の〇〇でございます。 このたびは〇〇のご依頼をいただき、誠にありがとうございます。 ご希望の納期（〇月〇日）に関しまして、確認いたしましたところ、 現状の業務スケジュールおよび生産体制から、 短期間でのご対応が難しい状況でございます。 具体的には、必要な工程および品質管理を確保するためには、 通常よりもお時間をいただく必要がございます。 つきましては、誠に勝手ながら、〇月〇日を納品の目安とさせていただければ幸いです。 お客様のご希望に添えず、心よりお詫び申し上げます。 ご理解とご協力を賜りますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。 ------------------------------------------- 株式会社△△ 〇〇 TEL： メール： -------------------------------------------
事情を伝えつつ柔軟な対応を提案する場合
件名：納期についてのご相談 〇〇株式会社 〇〇様 いつも大変お世話になっております。株式会社△△の〇〇でございます。 このたび、〇〇（ご依頼内容）につきまして、〇月〇日での納品をご希望いただきましたが、 誠に申し訳ございませんが、短期間でのご対応が難しい状況でございます。 つきましては、以下のような形でのご対応を提案させていただければと存じます。 1. 一部を先行納品し、残りを後日お届けする分割納品 2. 最短スケジュール（〇月〇日）での納品 お客様のご要望を最優先に考え、 可能な限り柔軟に対応させていただきますので、 ご相談のほどよろしくお願い申し上げます。 このたびはご不便をおかけし、誠に申し訳ございません。 何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。 ------------------------------------------- 株式会社△△ 〇〇 TEL： メール： -------------------------------------------
他社を紹介しつつお断りする場合
件名：ご依頼納期についてのお詫び 〇〇株式会社 〇〇様 いつもお世話になっております。株式会社△△の〇〇でございます。 このたびは〇〇（ご依頼内容）についてご相談いただき、誠にありがとうございます。 ご希望の納期（〇月〇日）について社内で確認いたしましたが、 現状のスケジュールおよび業務状況から、短期間での対応が難しい状況でございます。 お客様のご期待に沿えず、大変申し訳なく存じます。 なお、〇〇分野に強い他社様をご紹介させていただくことも可能ですので、 必要がございましたらご遠慮なくお申し付けくださいませ。 引き続き、他案件等でお力添えができる機会がございましたら幸いです。 ご迷惑をおかけいたしますが、何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。 ------------------------------------------- 株式会社△△ 〇〇 TEL： メール： -------------------------------------------
短期間での品質確保が難しいことを理由にお断りする場合
件名：ご依頼の納期に関するお詫びとご相談 〇〇株式会社 〇〇様 平素より大変お世話になっております。株式会社△△の〇〇でございます。 このたびは〇〇についてご依頼いただき、誠にありがとうございます。 ご希望の納期（〇月〇日）につきまして、社内で調整を行いましたが、 弊社の品質基準を維持しながらの短期間での納品が難しい状況でございます。 品質を確保するためには、どうしても通常の工程が必要であり、 最短でも〇月〇日までのお時間を頂戴したく存じます。 お客様のご期待に沿えず、誠に申し訳ございませんが、 何卒ご理解とご協力を賜りますようお願い申し上げます。 引き続き、ご相談やご要望がございましたら、お気軽にお知らせくださいませ。 ------------------------------------------- 株式会社△△ 〇〇 TEL： メール： -------------------------------------------
現在の業務状況を説明し丁寧にお断りする場合
件名：納期短縮のご依頼についてのご回答 〇〇株式会社 〇〇様 いつもお世話になっております。株式会社△△の〇〇でございます。 このたびは〇〇のご依頼をいただき、誠にありがとうございます。 ご希望いただきました納期（〇月〇日）について、 社内でスケジュールを調整いたしましたが、現在の業務状況からご希望に沿うことが難しい状況です。 大変恐縮ではございますが、現時点での最短納期は〇月〇日となります。 お急ぎのところご期待に添えず、心よりお詫び申し上げます。 何か他の方法や調整が可能であれば、柔軟に対応させていただきたく存じますので、 ご相談いただけますと幸いです。 引き続き、どうぞよろしくお願い申し上げます。 ------------------------------------------- 株式会社△△ 〇〇 TEL： メール： -------------------------------------------
優先順位を説明し理解を求める場合
件名：納期についてのご相談とお詫び 〇〇株式会社 〇〇様 平素より大変お世話になっております。株式会社△△の〇〇でございます。 このたび、〇〇のご依頼をいただき、誠にありがとうございます。 ご指定の納期（〇月〇日）について社内で確認いたしましたが、 現在、先約の案件対応が立て込んでおり、短期間でのご対応が難しい状況でございます。 お客様にはご迷惑をおかけし大変申し訳ございませんが、 〇月〇日以降であれば、確実にご対応可能でございます。 何卒ご理解賜りますようお願い申し上げますとともに、 今後のスケジュール調整について柔軟に対応させていただきますので、 ご相談いただければ幸いです。 お手数をおかけいたしますが、どうぞよろしくお願い申し上げます。 ------------------------------------------- 株式会社△△ 〇〇 TEL： メール： -------------------------------------------
技術的な理由で納期短縮が不可能な場合
件名：ご依頼の納期短縮についてのお詫び 〇〇株式会社 〇〇様 お世話になっております。株式会社△△の〇〇でございます。 このたび、〇〇の納品につきましてご依頼をいただき、誠にありがとうございます。 ご希望の納期（〇月〇日）に関しまして、技術的な理由から、 短縮対応が難しい状況となっております。 具体的には、製品の品質検査や動作確認にお時間を要するため、 短期間での納品ではお客様にご迷惑をおかけする恐れがございます。 大変恐縮ではございますが、〇月〇日を目途とさせていただければ幸いです。 何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。 その他、進行に関するご要望がございましたら、お気軽にご相談くださいませ。 引き続き、どうぞよろしくお願い申し上げます。 ------------------------------------------- 株式会社△△ 〇〇 TEL： メール： -------------------------------------------
他部署や協力会社に確認しつつお断りする場合
件名：納期短縮に関するご依頼について 〇〇株式会社 〇〇様 いつもお世話になっております。株式会社△△の〇〇でございます。 このたび、〇〇のご依頼をいただき、誠にありがとうございます。 ご指定いただいた納期（〇月〇日）につきまして、 弊社および協力会社とも調整を行いましたが、短期間でのご対応が難しい状況でございます。 お客様のご要望に添えず大変申し訳ございませんが、 〇月〇日までお時間をいただけますと幸いです。 もし可能であれば、別途スケジュールをご調整させていただきたく存じます。 ご迷惑をおかけいたしますが、ご理解賜りますようお願い申し上げます。 ご不明点やご相談がございましたら、お気軽にご連絡くださいませ。 ------------------------------------------- 株式会社△△ 〇〇 TEL： メール： -------------------------------------------
納期が不可能な短期間である場合のお断りメール例文集
納期が不可能な短期間である場合のお断りメール①
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
いつもお世話になっております。〇〇でございます。
先日いただいたプロジェクトのご依頼につきまして誠に恐縮ですが、お断りさせていただくことになりました。
ご依頼の内容は非常に興味深く私どもも積極的に検討させていただきましたが納期が不可能な短期間であることが判明いたしました。
私どもは品質を重視する方針であり、ご依頼の内容を十分に満足いただけるレベルに仕上げるには最低でも3ヶ月程度の期間が必要となります。
ご依頼の納期は来月末ということでしたので、どうしても間に合わせることができません。
このような事態になりましたことを深くお詫び申し上げます。
私どもは〇〇さんの会社とのお取引を大変重視しておりますので今後もご依頼いただけるよう努めてまいります。
また、今回の件とは別に別のプロジェクトでご協力させていただける機会がございましたら、是非ともご連絡ください。
何卒ご理解いただけますようお願い申し上げます。
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
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住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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納期が不可能な短期間である場合のお断りメール②
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
いつもお世話になっております。〇〇でございます。
先日いただいたプロジェクトのご依頼につきまして誠に恐縮ですが納期が不可能な短期間であるため、お引き受けできないことをご連絡いたします。
弊社では品質の高い成果物をお届けするために十分な時間と労力をかけてプロジェクトを進めております。
今回のご依頼は弊社の標準的な工程と比べて約半分の期間しかありません。
このような状況では弊社の品質基準に達することができず、〇〇さんにご満足いただけるものをお届けすることが困難です。
また現在弊社では他のお客様からのご依頼も多数いただいております。
すでに契約を結んでいるプロジェクトに対しては約束した納期と品質を守ることが最優先です。
そのため新規のプロジェクトに対しては既存のプロジェクトの進捗状況やスタッフの稼働状況に応じて受注可能かどうかを判断しております。
今回のご依頼は弊社のスケジュールと合わずスタッフの調整も難しいと判断いたしました。
〇〇さんからのご依頼は非常にありがたく感じております。またプロジェクトの内容も興味深く魅力的だと思っております。
しかし上記の理由から今回はお断りさせていただくことをご理解いただければ幸いです。
今後も〇〇さんとは良好な関係を維持していきたいと考えております。
もし今回のプロジェクトについて納期や内容を変更することが可能であれば再度ご相談させていただきたいです。
また別の機会にご依頼いただけることを心より願っております。
長文になりましたが、最後までお読みいただきありがとうございます。
何卒よろしくお願い申し上げます。
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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納期が不可能な短期間である場合のお断りメール③
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
いつもお世話になっております。〇〇でございます。
先日いただいたプロジェクトのご依頼について誠に恐縮ですが、お断りさせていただくことになりました。
ご依頼の内容は非常に興味深く私たちのスキルや経験ともマッチしていると感じました。
しかし、ご希望の納期は現在進行中の他のプロジェクトと重なっており品質や安全性を確保することが困難であると判断いたしました。
私たちは〇〇社様とのお取引を大切にしておりますので
このような結果になってしまったことを深くお詫び申し上げます。
今後も〇〇社様のビジネスの成功を応援しておりますし可能な限り協力させていただきたいと思っております。
もし今後、納期が柔軟に調整できるプロジェクトがございましたら
ぜひまたご相談ください。私たちは〇〇社様と一緒に働くことを楽しみにしております。
ご理解とご了承のほど、よろしくお願いいたします。
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
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納期が不可能な短期間である場合のお断りメール④
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
いつもお世話になっております。〇〇でございます。
先日いただいたプロジェクトのご依頼につきまして誠に恐縮ですが納期が不可能な短期間であるため、お引き受けできないことをご連絡させていただきます。
弊社では品質の高い成果物をお届けするために十分な時間と労力をかけてプロジェクトを進めております。
今回のご依頼は非常に魅力的で興味深いものでしたが期限内に満足いただけるレベルの仕上げができないと判断いたしました。
このような結果になり大変申し訳ございません。
〇〇さんの会社は業界で高い評価を得ている優秀な企業であることは承知しております。
今後も弊社との良好な関係を維持したいと考えておりますので何卒ご理解とご容赦を賜りますようお願い申し上げます。
次回のご依頼につきましては納期に余裕がある場合には、是非ともお引き受けさせていただきたく存じます。
その際には早めにご連絡いただければ幸いです。
この度はご不便をおかけして申し訳ございませんでした。今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
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納期が不可能な短期間である場合のお断りメール⑤
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
いつもお世話になっております。〇〇でございます。
先日いただいたプロジェクトのご依頼につきまして誠に恐縮ですが、納期が不可能な短期間であるため、お引き受けできないことをお伝えいたします。
私どもは〇〇さんの会社と長年にわたって良好な関係を築いてまいりました。
今回のご依頼も大変ありがたく興味深く拝見させていただきました。
しかし現在私どもは他のプロジェクトに多忙に追われており
十分な品質とサービスを提供することができないと判断いたしました。
このような状況下で、〇〇さんの会社の期待に応えることができないことは私どもにとっても大変残念です。
〇〇さんの会社は私どもの大切なパートナーです。
今後も機会がありましたら、是非ともご一緒させていただきたいと思っております。
今回のご依頼に対してお断りすることになり
誠に申し訳ございません。何卒ご理解いただけますようお願い申し上げます。
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
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納期が不可能な短期間である場合のお断りメール⑥
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
いつもお世話になっております。〇〇でございます。
先日いただいたプロジェクトのご依頼について誠に恐縮ですが、お断りさせていただくことになりました。
ご依頼の内容は非常に魅力的で私たちも興味を持っておりましたが納期が不可能な短期間であることが判明いたしました。
現在、私たちは他のプロジェクトにも携わっており
人員や資材の確保が難しい状況です。また、ご依頼の内容は高度な技術や専門知識を要するものであり
品質を担保するためには十分な時間が必要です。
このような状況下で納期を守ることができない可能性が高いと判断いたしました。
〇〇さんや〇〇社にご迷惑をおかけすることは避けたいと考えております。
大変申し訳ございませんが、ご理解いただけますと幸いです。
今後ともよろしくお願いいたします。
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
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