【設備故障】の報告メール【例文】

【設備故障】の報告メールを送る際の書き方・注意点

【設備故障】の報告メールを送る際に注意する事は、まず、件名を明確にして「【設備故障】の報告」と記載し、受信者が内容を把握しやすくすることが重要です。

本文では、挨拶を行った後、故障が発生した設備の名称と具体的な状況を簡潔に説明しましょう。また、故障の影響範囲や対象者を明確にして、受信者が対応が必要かどうかを判断しやすくします。

故障対応に関しては、すでに対処が行われている場合はその旨を伝え、修復の見込み時期や代替手段などがあれば記載しましょう。また、受信者に何らかの対応が求められる場合は、具体的な指示を分かりやすく記載してください。

最後に、挨拶で締めくくり、丁寧な印象を与えることが大切です。これらの点に注意して、効果的な【設備故障】の報告メールを作成してください。

【設備故障】の報告メール例文集（文例）

件名：【設備故障】の報告と対応について
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署）　〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様

お世話になっております。総務部の〇〇〇と申します
本日は、社内の設備故障に関する報告と対応策についてお伝えさせていただきます

先程、社内の一部のエアコン設備が故障したことが確認されました
現在、該当エリアの温度が上昇しており、作業環境に影響が出ていることが懸念されます
この件については、すでにメンテナンス業者に連絡を行い、対応を依頼しております

業者からの見積もりによると、〇〇年〇月〇日には修理が完了する予定です
修理完了までの間、影響を受けるエリアのスタッフの皆様には、可能であれば他のエリアでの業務や在宅勤務を検討していただくようお願いいたします
また、扇風機や給水設備を利用して、熱中症対策に努めていただければ幸いです

今後とも引き続きご協力をお願い申し上げます
何かご不明な点やご提案がございましたら、遠慮なくお申し付けください
皆様の安全と快適な職場環境を維持できるよう
総務部として最善を尽くしてまいります
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

件名：【設備故障】の報告と対応について
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署）　〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様

いつもお世話になっております。総務部の〇〇〇と申します
本日は、弊社内の設備に関する重要な報告がございますので、ご連絡させていただきます

本日、弊社内の一部設備が故障し、現在使用できない状況となっております
具体的には、会議室のプロジェクターが突如停止し、修復が困難であることが判明いたしました
このため、今後の会議やプレゼンテーションでプロジェクターの使用が必要な場合は、代替手段を検討いただくか、他の会議室を利用していただく必要がございます

総務部では、至急修理業者と連絡を取り、〇〇年〇月〇日までには修理を完了させる予定です
修理が完了次第、改めて全社員様へご報告させていただきます
また、修理期間中の影響を最小限に抑えるため、他の会議室の予約状況を調整し、利用可能な時間帯を広げるよう努力いたします

ご不便をおかけいたしますが、何卒ご理解いただけますようお願い申し上げます
ご意見や改善案がございましたら、お気軽にお申し付けください
今後とも、どうぞよろしくお願い申し上げます
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

件名：【重要】設備故障の報告
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署）　〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様

いつもお世話になっております。総務の〇〇〇です

この度、社内の設備に故障が発生しましたことをご報告いたします
先程、エレベーターが停止し、復旧に時間がかかる見込みです
復旧時刻は現在未定ですが、迅速に修理に取り掛かる所存でございます

今後の対応についてですが、急な故障であり、現在修理業者と打ち合わせを進めております
復旧までに時間がかかる場合は、暫定的な代替手段を検討し、スムーズに業務が進められるように対応してまいります
復旧時刻が確定次第、改めてご連絡差し上げます

また、故障により皆様にご不便をおかけいたしますことを深くお詫び申し上げます
社内全体が少しでも早い復旧に向け、全力で取り組んでまいります

以上、ご報告までとなります
今後とも、何卒よろしくお願い申し上げます
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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件名：【設備故障】の報告
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署）　〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様

いつもお世話になっております。総務の〇〇〇と申します
この度は大変恐縮ですが、社内の設備につきまして故障が発生しておりますことをご報告申し上げます

現在、トイレの水が流れなくなる、排水口から異臭がするなどの現象が発生しております
早急に修理作業を行わなければ、これらの問題が深刻化する可能性があります

そこで、専門業者による設備点検を行い、必要に応じた修理作業を行うことといたしました
作業には〇〇社をご依頼いたします。点検日程は〇〇年〇月〇日午前中を予定しております
作業に伴う騒音等の影響をなるべく最小限に抑えるよう、十分配慮いたします

今後とも、設備点検に力を入れ、社内の快適な環境を維持するよう取り組んでまいります
何かご不明点等ございましたら、お気軽にご連絡いただければ幸いです

〇〇〇様にはご迷惑をおかけいたしますが
何卒ご理解いただきますようお願い申し上げます
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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件名：【設備故障】の報告
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署）　〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様

いつもお世話になっております、〇〇〇と申します

本日、弊社の設備に故障が発生しましたことをご報告申し上げます

具体的には、本社のメインサーバーが停止しており、社内ネットワークの使用ができなくなっております
このため、社内の業務に支障をきたしており、早急に対応が必要であることをご報告させていただきます

対応策としては、現在、システム管理者が調査・対応を進めておりますが、復旧までに時間がかかる可能性があることをご了承ください
また、影響範囲が広範囲に及んでいることから、社内全体に対して緊急メールを送信いたしました

復旧の目途については現時点では未定であり、追ってご報告させていただきます
何かご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください

以上、設備故障により生じた影響についてご報告させていただきました
今後とも、〇〇〇様におかれましては、ご支援とご理解を賜りますよう、お願い申し上げます
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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件名：【設備故障】の報告について
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署）　〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
お世話になっております、〇〇〇と申します
この度、社内にある設備に故障が発生いたしましたので、ご報告申し上げます

具体的には、社内のエレベーターにて、昨日〇〇時頃から異音がするようになり
本日〇〇時頃からは止まってしまい、現在も使用不可となっております
早急に修理を行い、復旧を目指しますが、作業には〇〇日程度のお時間を頂戴する見込みです
そのため、しばらくは他の階への移動をお願い申し上げます
また、階段を利用することも可能ですが、安全のために十分ご注意ください

〇〇日以降、修理完了の報告を差し上げられるよう、作業を進めて参ります
また、このような故障が再発しないよう、定期的なメンテナンスを強化して参ります
何卒ご理解・ご協力のほど、お願い申し上げます

今後とも、何かございましたらご遠慮なくお知らせください
以上、よろしくお願いいたします
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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件名：【重要】設備故障の報告について
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署）　〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様

お世話になっております。総務の〇〇〇です
この度、設備に故障が発生したことをご報告いたします

具体的には、〇〇〇フロアのエレベーターにおいて、昨日の夕方から異常音が発生しており、本日の朝には完全に停止してしまいました
弊社では、現在、緊急の対応を行っておりますが、お客様にご不便をおかけしてしまい、深くお詫び申し上げます

今後の対応としましては、本日中に修理業者を手配し、明日には正常に稼働できるように手配いたします
また、代替手段として、〇〇〇フロアのエレベーターを使用いただけますようお願い申し上げます
なお、今後このような故障が再発しないよう、定期的な点検を実施してまいります

〇〇〇様には大変ご迷惑をおかけしてしまいましたことを、深くお詫び申し上げます
今後とも、何卒ご理解いただけますよう、お願い申し上げます

何かご質問やご意見がございましたら
お気軽にお知らせください
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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