設備・備品の故障や破損を上司に報告するメール例文|書き出し・締めの挨拶

設備・備品の故障や破損を上司に報告するメール例文|書き出し・締めの挨拶

メールで設備や備品の故障・破損を報告する場合は、まず冷静かつ簡潔な文章で自分の状況を伝えることが大切です。内容は長文になっても構いませんが、要点をしっかりまとめ、相手に混乱や不安を与えないように工夫します。たとえば、どの設備や備品に問題が発生したのか、故障または破損の程度、そして今後の対応についての希望や自分が行った対応策を明確に記述します。文章は優しい口調で、上司への感謝や配慮の気持ちを込め、今後の業務の進行に影響が出ないよう具体的な引き継ぎ方法も記載することが望ましいです。

他の言い回し

• 現在、設備の動作に支障が出ており、早急な修理が必要な状況です。お手数をおかけいたしますが、ご確認いただけますと幸いです。
• 備品の破損により作業に影響が出ております。ご多忙中恐縮ですが、早めの対策をご検討いただければと存じます。
• 故障した設備があるため、業務に支障が出る恐れがあります。ご迷惑をおかけいたしますが、何卒ご対応のほどお願い申し上げます。
• 当該備品に破損が認められ、通常業務に影響が出ております。ご確認いただけると幸いです。どうぞよろしくお願いいたします。
• 設備の一部が故障しており、修理または交換が必要な状態です。大変申し訳ありませんが、ご対応いただけますようお願い申し上げます。

適した書き出しの挨拶と締めの挨拶は？

書き出しの挨拶

• いつもお世話になっております。突然のご連絡となり恐縮ですが、設備の故障により業務に支障が出ておりますため、ご報告申し上げます。
• 日頃よりご配慮いただき誠にありがとうございます。本日は、備品の破損が発生いたしましたので、ご連絡させていただきます。
• 失礼いたします。現在、一部設備に不具合が生じており、早急な対応が必要な状況となっておりますので、ご報告いたします。
• いつもご指導いただきありがとうございます。誠に恐縮ですが、設備の故障により業務に影響が出ておりますため、早急にご確認いただけますようお願い申し上げます。
• お疲れ様です。備品に破損が認められ、通常の作業に支障が出ておりますので、対応のほどお願い申し上げます。

締めの挨拶

• ご多忙のところ大変恐縮ですが、何卒ご確認のうえご対応いただけますようお願い申し上げます。
• お手数をおかけいたしますが、どうぞよろしくご検討くださいますようお願い申し上げます。
• ご迷惑をおかけし申し訳ございませんが、早急なご対応をお願い申し上げます。引き続きどうぞよろしくお願いいたします。
• 誠に恐れ入りますが、何卒ご理解いただき、迅速なご対応をお願い申し上げます。
• ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。何かご不明な点がございましたらご指示いただけますと幸いです。

例文

• いつもお世話になっております。突然のご連絡となり恐縮ですが、本日、コピー機の不具合により印刷ができない状態となりました。原因の特定が難しく、早急な修理または交換が必要な状況です。業務に支障が出るため、大変恐れ入りますがご確認いただけますようお願い申し上げます。何かご指示がございましたらお知らせください。
• お疲れ様です。日頃よりご指導いただき誠にありがとうございます。今朝、事務所内のプロジェクターに故障が見受けられ、映像が映らない状態となっております。迅速な対応が必要と判断し、報告させていただきます。ご多忙のところ恐縮ですが、修理または代替品の手配についてご指示いただけますようお願い申し上げます。
• 失礼いたします。先ほど備品の一部に破損が発生し、使用が困難な状態となりました。破損箇所は受付カウンター付近の棚で、今後の作業に影響が出る恐れがあります。大変申し訳ございませんが、早急な対応をお願い申し上げます。詳細につきましては、追ってご報告させていただきますので、何卒よろしくお願いいたします。
• いつもご配慮いただきありがとうございます。実は、オフィス内のエアコンが故障しており、冷房が効かなくなっております。この状況が続くと業務環境に支障が出るため、早急な点検および修理が必要と考え、ご報告させていただきます。お手数をおかけいたしますが、何卒ご対応のほどお願い申し上げます。
• 日頃よりお世話になっております。本日、会議室内のホワイトボードが破損しており、書き込みができない状態です。会議の準備に差し支えが出る恐れがあるため、至急の交換または修理をお願いできればと存じます。ご迷惑をおかけいたしますが、どうぞよろしくお願い申し上げます。

注意しないと状況・場面は？

設備や備品の故障や破損を上司に報告する際は、伝える内容が曖昧であったり、過剰な情報を含んでしまうと、受け手が正確に状況を把握できず、対策が遅れる恐れがあります。また、必要以上に感情的な文章や不明瞭な表現を使うと、上司に不安を与えてしまう可能性があります。報告は事実に基づいて、必要な情報だけを簡潔に伝えることが大切です。さらに、対応策や業務への影響についても明確にし、上司が迅速に判断できるような内容にまとめる必要があります。業務の引き継ぎや今後の対応についても、具体的な指示を仰ぐための情報を盛り込むことで、混乱を避けることができます。

その際の言い方

• 現在、設備に不具合が生じており、業務に支障が出る状況です。必要な修理対応についてご検討いただけますようお願い申し上げます。
• 備品の破損が確認され、通常の作業が困難な状態となっております。早急な対応をお願いできればと存じます。
• 故障のため業務に影響が出ておりますので、迅速な点検と修理の手配についてご指示賜りますようお願い申し上げます。
• 今回の破損により、業務に支障が生じる恐れがございます。引き継ぎ方法も含め、対応策をご検討いただけますようお願い申し上げます。
• 設備の故障が業務進行に影響を及ぼす状況です。ご迷惑をおかけいたしますが、何卒ご確認の上、適切な対応をお願い申し上げます。

【設備故障】の報告メール例文集（文例）

件名：【設備故障】の報告と対応について
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署）　〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様

お世話になっております。総務部の〇〇〇と申します
本日は、社内の設備故障に関する報告と対応策についてお伝えさせていただきます

先程、社内の一部のエアコン設備が故障したことが確認されました
現在、該当エリアの温度が上昇しており、作業環境に影響が出ていることが懸念されます
この件については、すでにメンテナンス業者に連絡を行い、対応を依頼しております

業者からの見積もりによると、〇〇年〇月〇日には修理が完了する予定です
修理完了までの間、影響を受けるエリアのスタッフの皆様には、可能であれば他のエリアでの業務や在宅勤務を検討していただくようお願いいたします
また、扇風機や給水設備を利用して、熱中症対策に努めていただければ幸いです

今後とも引き続きご協力をお願い申し上げます
何かご不明な点やご提案がございましたら、遠慮なくお申し付けください
皆様の安全と快適な職場環境を維持できるよう
総務部として最善を尽くしてまいります
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

件名：【設備故障】の報告と対応について
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署）　〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様

いつもお世話になっております。総務部の〇〇〇と申します
本日は、弊社内の設備に関する重要な報告がございますので、ご連絡させていただきます

本日、弊社内の一部設備が故障し、現在使用できない状況となっております
具体的には、会議室のプロジェクターが突如停止し、修復が困難であることが判明いたしました
このため、今後の会議やプレゼンテーションでプロジェクターの使用が必要な場合は、代替手段を検討いただくか、他の会議室を利用していただく必要がございます

総務部では、至急修理業者と連絡を取り、〇〇年〇月〇日までには修理を完了させる予定です
修理が完了次第、改めて全社員様へご報告させていただきます
また、修理期間中の影響を最小限に抑えるため、他の会議室の予約状況を調整し、利用可能な時間帯を広げるよう努力いたします

ご不便をおかけいたしますが、何卒ご理解いただけますようお願い申し上げます
ご意見や改善案がございましたら、お気軽にお申し付けください
今後とも、どうぞよろしくお願い申し上げます
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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件名：【重要】設備故障の報告
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署）　〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様

いつもお世話になっております。総務の〇〇〇です

この度、社内の設備に故障が発生しましたことをご報告いたします
先程、エレベーターが停止し、復旧に時間がかかる見込みです
復旧時刻は現在未定ですが、迅速に修理に取り掛かる所存でございます

今後の対応についてですが、急な故障であり、現在修理業者と打ち合わせを進めております
復旧までに時間がかかる場合は、暫定的な代替手段を検討し、スムーズに業務が進められるように対応してまいります
復旧時刻が確定次第、改めてご連絡差し上げます

また、故障により皆様にご不便をおかけいたしますことを深くお詫び申し上げます
社内全体が少しでも早い復旧に向け、全力で取り組んでまいります

以上、ご報告までとなります
今後とも、何卒よろしくお願い申し上げます
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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件名：【設備故障】の報告
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署）　〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様

いつもお世話になっております。総務の〇〇〇と申します
この度は大変恐縮ですが、社内の設備につきまして故障が発生しておりますことをご報告申し上げます

現在、トイレの水が流れなくなる、排水口から異臭がするなどの現象が発生しております
早急に修理作業を行わなければ、これらの問題が深刻化する可能性があります

そこで、専門業者による設備点検を行い、必要に応じた修理作業を行うことといたしました
作業には〇〇社をご依頼いたします。点検日程は〇〇年〇月〇日午前中を予定しております
作業に伴う騒音等の影響をなるべく最小限に抑えるよう、十分配慮いたします

今後とも、設備点検に力を入れ、社内の快適な環境を維持するよう取り組んでまいります
何かご不明点等ございましたら、お気軽にご連絡いただければ幸いです

〇〇〇様にはご迷惑をおかけいたしますが
何卒ご理解いただきますようお願い申し上げます
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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件名：【設備故障】の報告
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署）　〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様

いつもお世話になっております、〇〇〇と申します

本日、弊社の設備に故障が発生しましたことをご報告申し上げます

具体的には、本社のメインサーバーが停止しており、社内ネットワークの使用ができなくなっております
このため、社内の業務に支障をきたしており、早急に対応が必要であることをご報告させていただきます

対応策としては、現在、システム管理者が調査・対応を進めておりますが、復旧までに時間がかかる可能性があることをご了承ください
また、影響範囲が広範囲に及んでいることから、社内全体に対して緊急メールを送信いたしました

復旧の目途については現時点では未定であり、追ってご報告させていただきます
何かご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください

以上、設備故障により生じた影響についてご報告させていただきました
今後とも、〇〇〇様におかれましては、ご支援とご理解を賜りますよう、お願い申し上げます
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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件名：【設備故障】の報告について
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署）　〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
お世話になっております、〇〇〇と申します
この度、社内にある設備に故障が発生いたしましたので、ご報告申し上げます

具体的には、社内のエレベーターにて、昨日〇〇時頃から異音がするようになり
本日〇〇時頃からは止まってしまい、現在も使用不可となっております
早急に修理を行い、復旧を目指しますが、作業には〇〇日程度のお時間を頂戴する見込みです
そのため、しばらくは他の階への移動をお願い申し上げます
また、階段を利用することも可能ですが、安全のために十分ご注意ください

〇〇日以降、修理完了の報告を差し上げられるよう、作業を進めて参ります
また、このような故障が再発しないよう、定期的なメンテナンスを強化して参ります
何卒ご理解・ご協力のほど、お願い申し上げます

今後とも、何かございましたらご遠慮なくお知らせください
以上、よろしくお願いいたします
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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件名：【重要】設備故障の報告について
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署）　〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様

お世話になっております。総務の〇〇〇です
この度、設備に故障が発生したことをご報告いたします

具体的には、〇〇〇フロアのエレベーターにおいて、昨日の夕方から異常音が発生しており、本日の朝には完全に停止してしまいました
弊社では、現在、緊急の対応を行っておりますが、お客様にご不便をおかけしてしまい、深くお詫び申し上げます

今後の対応としましては、本日中に修理業者を手配し、明日には正常に稼働できるように手配いたします
また、代替手段として、〇〇〇フロアのエレベーターを使用いただけますようお願い申し上げます
なお、今後このような故障が再発しないよう、定期的な点検を実施してまいります

〇〇〇様には大変ご迷惑をおかけしてしまいましたことを、深くお詫び申し上げます
今後とも、何卒ご理解いただけますよう、お願い申し上げます

何かご質問やご意見がございましたら
お気軽にお知らせください
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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