パソコンや業務で使用している機械・機器のトラブルを報告するメール例文と注意点

パソコンや業務で使用している機械・機器のトラブルを報告するメール例文と注意点

パソコンや業務で使用している機械・機器にトラブルが発生し、業務に支障をきたす恐れがある場合に、上司や担当部署に報告する際に使われます。職場の機器トラブルは、作業効率の低下や業務の遅延を引き起こす可能性があるため、迅速かつ正確に報告することが重要です。

機器の不具合は突然発生することが多いため、発生した段階で早急に関係者へ知らせ、問題解決へ向けた対応を取る必要があります。また、問題の内容や現在の状況を具体的に伝えることで、担当者が適切な対処をしやすくなります。そのため、ただ「動かない」「使えない」と伝えるのではなく、どのような状況で発生し、どのような影響があるのかを整理した上で報告すると、スムーズに対応が進みます。

メールを送る際の注意点

機械や機器のトラブルを報告する際は、まず問題の発生状況をできるだけ明確に伝えることが大切です。報告が曖昧だと、担当者が状況を正しく把握できず、解決までに時間がかかることがあります。そのため、発生したトラブルの詳細や、試した対処法があれば記載するとよいでしょう。

例えば、「パソコンの電源が入らない」という場合でも、具体的に「電源ボタンを押しても反応がなく、電源ランプも点灯しない」といった説明を加えることで、より正確に伝わります。また、「再起動を試したが改善しない」「別のコンセントに差し替えたが同様の状態」といった情報を含めることで、より迅速な対応につながります。

また、業務への影響についても触れておくことが重要です。たとえば、「この機器が使用できないため、作業が進められない」「印刷ができず、顧客への資料提出が遅れる可能性がある」といった説明を加えることで、対応の優先度を判断しやすくなります。

さらに、修理が必要な場合や外部業者の対応が必要になる場合には、上司の判断を仰ぐ必要があります。そのため、「早急に対応をお願いしたい」「修理の可否についてご指示をいただきたい」といった文言を加えることで、上司に適切な指示を仰ぐことができます。

失礼がない伝え方

• 業務で使用しているパソコンに不具合が発生し、作業が進められない状態となっております。電源を入れようとしても起動せず、再起動を試みましたが改善しません。お手数をおかけいたしますが、対応についてご確認いただけますでしょうか。
• プリンターが正常に動作せず、印刷ができない状態です。電源の入れ直しや設定の確認を行いましたが、解決しませんでした。業務への影響が懸念されるため、対応についてご相談させていただきます。
• 使用しているソフトウェアにエラーが発生し、業務に支障が出ております。エラーメッセージが表示され、再インストールを試みましたが、改善されませんでした。対応のご指示をいただけますと幸いです。
• ネットワーク接続に問題が発生し、インターネットが使用できない状況です。社内の他の端末でも同様の不具合が発生している可能性があるため、早急に対応をお願いしたく存じます。
• コピー機が故障し、業務に必要な書類の出力ができなくなっています。エラーメッセージが表示され、内部の確認を行いましたが、改善されませんでした。修理や代替機の手配について、ご指示をお願い申し上げます。

適した書き出しの挨拶と締めの挨拶

書き出しの挨拶

• お忙しいところ失礼いたします。業務で使用している機器に不具合が発生し、対応についてご相談させていただきたく、ご連絡いたしました。
• いつもお世話になっております。本日は機器のトラブルについて、報告と対応のお願いをさせていただきたく、ご連絡いたしました。
• ご多忙のところ恐れ入ります。業務で使用する設備に不具合が生じ、作業の継続が難しいため、対応についてご相談させていただきます。
• いつも温かいご指導をいただき、ありがとうございます。本日は、業務用機器のトラブルについてご報告申し上げます。
• 急なご連絡となり申し訳ございません。使用している機器に問題が発生し、業務への影響が懸念されるため、ご対応をお願いしたく存じます。

締めの挨拶

• お忙しい中お手数をおかけしますが、迅速な対応をお願い申し上げます。何か追加の情報が必要でしたら、お知らせいただけますと幸いです。
• 早急な対応が必要となりますため、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。今後の対策についてもご相談できればと思います。
• ご迷惑をおかけし申し訳ございませんが、業務に影響が出ておりますので、可能な限り早めの対応をお願いできますでしょうか。どうかよろしくお願いいたします。
• 何かご不明な点がございましたら、ご連絡ください。対応についてのご指示をいただけますと幸いです。よろしくお願いいたします。
• 取り急ぎ、発生したトラブルについてご報告申し上げます。お手数をおかけいたしますが、対応のほど何卒よろしくお願いいたします。

具体的なトラブル報告メールの例

• 業務で使用しているパソコンに不具合が発生し、作業が進められない状態となっております。電源を入れようとしても起動せず、再起動を試みましたが改善しません。お手数をおかけいたしますが、対応についてご確認いただけますでしょうか。
• プリンターが正常に動作せず、印刷ができない状態です。電源の入れ直しや設定の確認を行いましたが、解決しませんでした。業務への影響が懸念されるため、対応についてご相談させていただきます。
• 使用しているソフトウェアにエラーが発生し、業務に支障が出ております。エラーメッセージが表示され、再インストールを試みましたが、改善されませんでした。対応のご指示をいただけますと幸いです。
• ネットワーク接続に問題が発生し、インターネットが使用できない状況です。社内の他の端末でも同様の不具合が発生している可能性があるため、早急に対応をお願いしたく存じます。
• コピー機が故障し、業務に必要な書類の出力ができなくなっています。エラーメッセージが表示され、内部の確認を行いましたが、改善されませんでした。修理や代替機の手配について、ご指示をお願い申し上げます。

注意しないといけない場合

トラブルの報告が遅れると、業務全体に影響を与える可能性があるため、できるだけ早めに連絡することが重要です。報告の際は、状況を正確に伝え、解決のための対応がスムーズに進むよう配慮しましょう。

パソコン・機器のトラブル報告メール例文集（文例）

件名：【パソコン・機器】トラブル報告のお知らせ
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署）　〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様

いつもお世話になっております。総務部の〇〇〇でございます
本日は、パソコンや機器のトラブルに関する報告をさせていただきます

近日、社内の一部のパソコンおよび機器において、不具合が発生しているとの報告がありました
特に、インターネット接続の遅延やプリンターの印刷不具合、ディスプレイの表示異常などが挙げられております

総務部では、〇〇年〇月〇日までに各部署からトラブルが発生している機器や状況の詳細をお知らせいただけますようお願いいたします
それをもとに、適切な対処方法を検討し、修理や交換を進めてまいります

今後も皆様の快適な業務環境を維持するために努力いたします
もし、機器の使い方や疑問点などございましたら、どうぞお気軽に総務部までお問い合わせください
何卒、ご協力をお願い申し上げます

引き続き、どうぞよろしくお願いいたします
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

件名：【パソコン・機器】トラブル報告と対応のお願い
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署）　〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様

お疲れ様です。総務部の〇〇〇と申します
本日は、社内で発生しているパソコンおよび機器のトラブルについてご報告申し上げます

近日、いくつかの部署より、パソコンの起動が遅い、プリンターが正常に動作しない、ネットワーク接続が不安定などのトラブル報告が寄せられております
これらのトラブルは、業務効率に影響を及ぼす恐れがあるため、速やかに対応を検討しております

総務部では、〇〇年〇月〇日までにトラブルが発生している機器の詳細（機器名、トラブル内容、発生日時等）を各部署からお知らせいただくよう依頼しております
情報をお持ちの方は、お手数ですが総務部までご連絡をお願いいたします
情報収集後、専門業者に相談し、適切な対応策を立ててまいります

お手数をおかけいたしますが、ご理解とご協力を賜りますようお願い申し上げます
なお、今後こういったトラブルを未然に防ぐためのアイデアや提案がございましたら
お気軽にお申し付けください
引き続き、よろしくお願いいたします

どうぞよろしくお願い申し上げます
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

件名：【パソコン・機器】のトラブル報告
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署）　〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様

いつもお世話になっております。総務部の〇〇〇と申します

この度、パソコン・機器に関するトラブルが発生いたしましたので、報告いたします

本日、社内のパソコンにてエラーメッセージが表示され、作業が中断されました
原因につきましては現在調査中でございますが、迅速に対処する所存でございます

対応につきましては、本日中に専門の担当者によるチェックを行い、明日中に修理対応を実施する予定でございます
業務に影響が出ないよう、早急な対応を心がけてまいります

今後ともパソコン・機器のトラブルにつきましては、徹底した予防対策を行い、社員の皆様に円滑な業務を提供してまいります
何かご意見やご要望がございましたら、お気軽にお申し付けください

以上、報告でございます。ご迷惑をおかけし大変申し訳ございません
引き続きよろしくお願い申し上げます
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

件名： 【パソコン・機器】のトラブル報告について
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署）　〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様

いつもお世話になっております。総務部の〇〇〇です

この度は、パソコン・機器について報告があります

先日、弊社のパソコン・機器にて不具合が発生したことを報告致します
具体的には、起動時に異常な動作をする箇所が発生し、正常に起動しない状態となっております

現在、修理対応を行っておりますが
まだ完了までに時間を要するため、少々お時間を頂戴することになるかもしれません

この件に関しまして、ご迷惑をおかけしてしまい、誠に申し訳ございません
早急に対応を進め、全力で改善に努めて参ります

本件について、何かご指摘やご意見がございましたら、お気軽にお知らせください
何卒よろしくお願い申し上げます

〇〇〇様のご理解とご協力に心より感謝申し上げます
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

件名：【パソコン・機器】のトラブル報告について
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署）　〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様

いつもお世話になっております。総務の〇〇〇です

この度は、パソコン・機器に関するトラブルについてご報告させていただきます

先日、社員の方から「パソコンの起動が遅くなっている」というご報告を受け、緊急対応として速やかに確認を行いました
調査の結果、ウイルス感染が原因であることが判明し、現在は対応を進めております

今後の対応については、〇〇部署と相談し、改善策を検討中です
また、ウイルス対策ソフトの導入も検討しております

ご迷惑をおかけしてしまい、大変申し訳ございません
引き続き、トラブル発生時には迅速かつ適切な対応を行い、安心して業務を行える環境づくりに努めてまいります

今後とも何卒よろしくお願い申し上げます


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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

件名：【重要】パソコン・機器のトラブル報告について
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署）　〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様

いつもお世話になっております。総務の〇〇〇です

この度は、パソコン・機器に関するトラブルについて報告がございます。先ずは、ご確認をお願い致します

社員番号が不正な状態で、サーバーに接続できない事象が発生しました
原因は、社員番号の入力ミスが原因であり、おそらくシステムのバグはございません
現在は、エラーを解消いたしましたが、同様のトラブルが再発しないよう、定期的なシステムの点検と教育を行う予定です
また、今回のトラブルにより、作業時間が遅れたことをお詫び申し上げます

今後とも、社員の皆様が快適に業務を行えるよう、引き続き改善に努めてまいります
何かご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください

以上、よろしくお願い申し上げます
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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件名：【パソコン・機器】のトラブル報告について
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署）　〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様

お世話になっております。総務の〇〇〇です
この度、パソコン・機器についてトラブルが発生したため、ご報告いたします

先日、社内で使用しているパソコン・機器において、動作が不安定になっております具
体的には、ファイルの読み込みに時間がかかったり、プログラムがクラッシュしてしまったりしています
また、画面に異常な表示が出ることもありました。早急に対応いただけるよう、ご確認いただければ幸いです

対応としては、デバイスの再起動やアップデートなど、一定の手順を踏んでいただければ解消される可能性があります
具体的な対応期限は〇〇年〇月〇日までとしております
その後も改善が見られない場合は、専門業者に相談し、より深刻な問題を排除するための対応を行うことも視野に入れております

今後とも、パソコン・機器のトラブルに対して早急に対応いただけるよう、よろしくお願いいたします
もしご意見やご提案がございましたら、お気軽にご連絡ください
何卒よろしくお願い申し上げます
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

件名: パソコン・機器のトラブル報告

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。△△株式会社の△△でございます。

現在、使用中のパソコン（または機器）について、以下の通りトラブルが発生しており、ご報告させていただきます。

不具合の詳細:

• 発生日時:（不具合が発生した日時）
• 症状:（例：画面がブラックアウトする、アプリケーションが強制終了する、電源が入らないなど）
• 影響範囲:（例：業務全体に影響が出ている、特定のソフトウェアのみ動作しない、ネットワークに接続できないなど）
• 使用機器:（例：PCの型番、使用しているソフトウェアなど）

この不具合により、現在業務に支障が生じております。
お手数ですが、早急に対応していただけますようお願い申し上げます。

もし修理や交換が必要な場合、迅速に対応していただけますと幸いです。
また、リモートでサポートいただける場合には、早急にご指示をいただけますでしょうか。

お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

△△株式会社
△△（氏名）
TEL:
メールアドレス:
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

件名: パソコン・機器の不具合について

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。△△株式会社の△△でございます。

使用しているパソコン（または機器）において、以下のトラブルが発生したため、報告させていただきます。

トラブル内容:

• 発生日時:（問題が発生した日時）
• 不具合の詳細:（例：ソフトが起動しない、システムエラーが表示される、インターネットに接続できないなど）
• 影響:（業務に与える影響や、問題が発生している機能等）

この不具合により、業務に一部支障をきたしておりますので、早急に対応いただけますようお願い申し上げます。

何か追加情報が必要でしたら、遠慮なくお知らせください。
お忙しいところ恐れ入りますが、どうぞよろしくお願い申し上げます。

△△株式会社
△△（氏名）
TEL:
メールアドレス:
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

件名: パソコン・機器のトラブル報告

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。△△株式会社の△△でございます。

現在使用中のパソコン（または機器）に関して、以下のトラブルが発生していることをご報告させていただきます。

トラブルの詳細:

• 症状:（具体的な不具合内容を記載）
• 発生時刻:（発生した日付と時刻）
• 影響:（業務にどの程度影響が出ているか、どの機能が使えないかなど）

トラブルが発生したため、業務に支障が出ており、早急な対応をお願いしたいと考えております。

対応策として、以下の対応をお願いできますでしょうか。

• 修理:（修理が必要な場合、修理対応を依頼）
• 代替機器の提供:（代替機器が必要な場合、その手配）
• サポート:（サポートを依頼する場合）

お手数をおかけいたしますが、早急にご確認いただき、対応をお願い申し上げます。

何かご不明点がございましたら、お知らせいただければと思います。

何卒よろしくお願い申し上げます。

△△株式会社
△△（氏名）
TEL:
メールアドレス:
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

件名: パソコン・機器の不具合についての報告

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。△△株式会社の△△でございます。

以下の通り、現在使用中のパソコン（または機器）で不具合が発生しているため、報告させていただきます。

不具合内容:

• 症状:（不具合の具体的な内容）
• 発生時刻:（問題が発生した日時）
• 影響範囲:（業務や機能に与える影響の程度）

この不具合により業務が一部滞っておりますので、早急な修正または対応をお願いしたくご連絡いたしました。

以下のいずれかの対応をお願いできますでしょうか。

• 修理:（修理依頼）
• 交換:（機器の交換依頼）
• 技術サポート:（サポートを依頼）

ご確認のうえ、迅速に対応していただけますと幸いです。
もし追加情報が必要でしたら、どうぞお知らせください。

何卒よろしくお願い申し上げます。

△△株式会社
△△（氏名）
TEL:
メールアドレス:
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